承認済みの書類を未送付または未入金に戻すことはできますか。

はい。書類に対して「送付」権限または「入金消込」権限を持つメンバーならば、承認権限がなくても「送付済み」または「入金済み」の書類を「未送付」または「未入金」のステータスに変更することができます。