クラウド型請求管理ソフト『MakeLeaps』　 同ソフト以外で作成した書類の郵送代行・メール送付が可能に 取引先への書類送付を一本化　中小企業の業務効率を向上　 新機能「PDF一括送付機能」を6月16日に追加

クラウド型請求管理ソフトの開発・運営を行うメイクリープス株式会社（本社：東京都目黒区、代表取締役CEO：ジェイ・ウィンダー）が運営する『MakeLeaps』は、業務の多角化や在宅ワークの需要に対応するための新機能「PDF一括送付機能」を6月16日にオプション機能として追加します。

『MakeLeaps』は、クラウド上で簡単に見積書や請求書をはじめとする書類を作成し、承認、郵送代行やメール送付、入金管理や売上レポートの表示ができる請求管理ソフトです。2011年に製品リリースを行い、個人事業主から中堅企業まで幅広い企業様にご利用いただいています。 新型コロナウイルス肺炎の影響で在宅勤務が普及する昨今、請求業務のテレワーク化支援ツールとしてお客様よりご好評をいただいております。
従来の『MakeLeaps』送付機能では、同ソフトウェア内で作成された書類の送付、あるいは、外部ソフトウェアで作成されたPDF書類(※1)を追加書類として送付することはできましたが、外部ソフトウェアで作成された書類を単独で送付することはできませんでした。今回、新たに追加された「PDF一括送付機能」を利用することで、『MakeLeaps』以外の販売管理システムや会計管理システムなどで作成したPDF書類を一括で『MakeLeaps』に取り込み、郵送代行(※2)やセキュア送信(※3)ができるようになります。

新型コロナウイルス肺炎の流行により、テレワーク環境下での書類の郵送業務などの実現の難しさが浮き彫りになりました。本機能の追加により、社外のテレワーク環境でも書類送付が実現できるようになります。今後、取引先への書類送付を『MakeLeaps』に一本化することで、事業の多角化に伴う複数システムを導入している中小企業の請求業務のさらなる効率化を支援します。

具体的な利用例

• 販売管理システムで在庫一覧PDFを作成した。通常は『MakeLeaps』を介して請求書と一緒に送付をするが、イレギュラーケースとして在庫一覧PDFのみ送付したい。
• 見積書は『MakeLeaps』で作成・送付するが、請求書は先方指定の書類形式で送付する必要がある。請求書のみ表計算ソフトなどで作成し、PDFとして送付したい。

※1 Portable Document Formatの略称で、アドビシステムズが開発および提唱する、電子上の文書に関するファイルフォーマットです。『MakeLeaps』で指定するPDFはA4縦型サイズに限ります。

※2 郵送代行とは、書類の作成後、ポスト投函までに必要となる手間を代行できる『MakeLeaps』の機能です。

※3 セキュア送信とは、通常のメール添付形式の書類送付とは異なり、メール文面に設置されたダウンロードURLを介して書類の受け渡しを行う機能です。

PDF一括送付機能 詳細

• フリープラン、個人プラン、楽天銀行フリープランユーザーは利用不可。
• セールスフォース連携版をご契約中の方は営業担当にご相談ください。

郵送代行を利用し、請求業務の工数を大幅に削減

電子帳簿保存法の認知拡大や普及に伴い、見積書や請求書などの書類の電子化への期待も年々高まっています。しかし印刷し、原本送付の慣習があるなど、請求関連業務は紙文化が根強く残っているのが現状です。その理由のひとつとして、帳票・伝票は受取手である取引先の希望により電子化に切り替えることが難しいことなども挙げられます。そのため、請求関連書類は完全に電子化へ移行することは非常に難しく、経理担当者の業務負荷を押し上げ、押印や印刷などの作業がテレワーク実現の妨げになっていました。

郵送代行を利用することにより、今まで手作業で行っていた、印刷・封入・切手貼付・ポスト投函などの郵送に必要な一連の業務を外部委託することができ、経理担当者の工数の削減や出社の必要性を下げることができます。『MakeLeaps』は標準機能として郵送代行が搭載されており、1通 148円(税抜/1封筒あたり5枚同封まで同料金)で利用できます。

毎月の請求書管理をより簡単に。事務作業の効率化から働き方を改革する『MakeLeaps』

クラウド型請求管理ソフト『MakeLeaps』は、請求書の作成から郵送まで、さらに売上レポートなどを一元的に管理することで手間を削減・効率化し、働き方改革に貢献しています。2019年8月1日からは、さらなる発展とサービス向上を目指し、親会社である株式会社リコーとの共同開発をスタートしました。

働き方が多様化し、副業なども増えている今、フリーランスを含む個人事業主や中小企業など、より事務作業の効率化を求める人々のために、当社はこれからもよりよいサービスをお届けしてまいります。

サービス概要

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機能

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