きちんとしたフォーマットの英語の請求書を作れることが最大の決め手

• 業種：士業
• MakeLeaps利用期間：約２ヶ月
• 利用メンバー数：２名

社会保険労務士業務を行う永浦労務管理事務所。

「きちんとしたフォーマットの英語の請求書が作れることが決め手だった」（外貨・バイリンガル対応）と話す所長の永浦 聡様。導入前の課題や選定の背景をお伺いしました。

導入前の課題

MakeLeaps導入前はどのように請求書発行を行われてましたか？また当時の課題などがあれば教えてください。

2名体制でエクセルを使って請求書のテンプレートを作成し、それをベースに手作業で作成していました。

課題だと感じていたのは、やはり時間や手間がかかるところですね。テンプレートがあるとしてもいちから手作業で作成し、必要な情報を他の書類などから、コピー＆ペーストをして作成するしかないですわけですから。

書類の作成以外にも、請求金額を集計したり、会計帳簿に転記する作業も非効率だと感じていました。

導入を決めた背景

導入を検討するにあたり、クラウド製品で検討されていたのでしょうか。

いいえ、私としてはクラウド製品でもインストール型の製品でもパソコンで作業することには変わりませんから、こだわりはありませんでした。しかし、時代の流れとしてはどんどんクラウド化していく流れではありますよね。

なるほど。では、今回なぜMakeLeapsを導入しようという決断に至ったのでしょうか。

いくつか請求業務を効率化するための製品を調べていました。取引先は外資系企業が多いため、私たちが一番重要視していたのは “きちんとしたフォーマットの英語の請求書を作成できるか” というところでした。

製品選定にあがった候補のひとつにシンガポールの会社が提供する製品があったのですが、日本で使うことを考慮すると国内でのサポートが弱いのではないかという懸念がありました。また、国内の製品も検討をしましたが、英語の請求書はかろうじて作成できるものの、かなりレベルが低いといった印象でした。

また今まで色々なソフトウェアを導入してきましたが、利用者として一番困るのが製品の提供が終了してしまうことなんですよ。すでに業務で使って運用を回しているにも関わらず「今回で終了です」となると他の製品を探さなくてはならなくなる。その点、MakeLeapsはリコーの100%子会社である点から、そう簡単に撤退もしないだろうという安心感はありましたね。

ただ、やはり一番の決め手は英語の請求書がきちんと作成できるというところでした。

英語の請求書はどのようなケースで必要とされるのでしょうか。

例えば日本にある外資系企業で本国の担当者の確認が必要な場合には英語の請求書が好まれますね。これは、英語が母国語の国だけではなく他の国に対しても英語で対応しています。

お取引先様は色々な国の方がいらっしゃるんですね。

はい。特に北米やヨーロッパが多いですね。アジア圏では中国、インド、韓国、シンガポールなどがあります。

MakeLeapsの使い方

書類を送る際はどのように送付されていますか？

一部の取引先からは「書類はメールの添付で送ってほしい」という要求があったので、その取引先に関しては最初はMakeLeapsで作成した書類をPDFでダウンロードしてからメールで送っていました。しかし最近はMakeLeapsにも慣れてきたのでMakeLeapsから直接メールが送付できる「セキュア送信」を利用しています。

あと「郵送代行」も、今月実験的に10通くらい試しに使ってみました。問題なければ今後も徐々に増やしていくと思います。

どんどん活用していただけていて嬉しいです！セキュア送信と郵送代行を活用し始めたことで作業の効率化は実感されていますか？

まだ目に見えた効果は見えてみませんが、徐々に効率化がされていくだろうという気はしますね。うまく活用できれば、もっと作業時間を短くできるんだという希望が持てます。

最後にお伺いしたいのですが、MakeLeapsに今後改善してほしい点などはありますか？

書類の詳細行で金額を入力する際に、現在の仕様だと単価 x 数量で入力ができますが、もう少しバリエーションを増やしてほしいですね。数字の入力だけではなくて、簡単な計算式を埋め込んで自動計算できるようになると助かります。

それとExcelを使ってたからそう感じてしまうのかもしれないですが、「5月分」「6月分」など月を入力する際に、手入力で数字を打ち込んで修正しています。Excelだと数式を埋め込んで、自動入力されるんですよね。同じように使えると便利になると思います。

なるほど、ありがとうございます！２つ目の月の入力はMakeLeapsでも「変数」を差し込むことで実現できるかと思いますので、ぜひ試してみていただきたいです。

そうなんですか。試してみます。ありがとうございます。

本日は選定の背景などが伺えてとても貴重なお時間となりました。ありがとうございました！