見積書で物語を共有する。社内の情報共有ツールとしても活用

BtoB分野のセールスプロモーションツールの制作を手がける、株式会社グラペイン。

創業から35年以上に渡り実績を積み上げていく中で、代理店を通さず、クライアントの想いを直に受け止めることにこだわっているデザイン・プロダクション会社だ。

そんな同社のバックオフィス業務では「Salesforce」や「MakeLeaps for Salesforce（ML4SF）」といったクラウド製品の活用を積極的に進めている。さらには、これらのクラウド製品を書類作成だけではなく社内の情報管理用途としても活用しているという。

そこで今回は、取締役社長の原田学様と営業部部長執行役員の佐藤和彦様に組織運営やクラウド製品の活用についてお話を伺った。

まずは御社の事業について教えてください。

主にカタログやパンフレット、Webサイトなど、セールスプロモーションツールの企画からデザインまでを手がけています。この業界には数多くの制作会社がある中で、当社の最大の強みは、代理店を挟まずクライアントと直接対話し、クリエイティブな作業に反映させる体制があること。

直接繋がり、営業担当が提案や要件定義を行い、社内のクリエイターが制作を手掛ける体制を徹底することで、クライアントの想いをダイレクトに 制作物に反映できます。

代理店を通さないことで伝言ゲームにならずに課題解決に向けた企画提案ができますよね。その組織体制は昔からですか？

はい。
1981年の創業時から、B to B製品/サービスを扱うクライアント、特ににエンタープライズIT（企業向けIT）製品を取り扱っている会社のマーケティング部署や営業部の担当者とダイレクトにコミュニケーションを取り、直接繋がりながら制作物を手がけてきました。

当社は10数名の少数精鋭規模の会社ですが、クライアントは大企業も多く、エンタープライズITという専門性の高い分野のプロフェッショナルとしてクライアントのパートナーになれるところが強みです。

直接、営業がフロント対応をしているので意見や要望をお聞きし細かなニュアンスまでクリエイティブに反映できます。

制作会社によって違った特色がありますよね。

そうですね。

ただ、私たちが大事にしているのはクライアントの製品やサービスを売るために販促物を作成すること。

単に見た目が綺麗な物を作ればいいのではなく、その目的を達成するためにクライアントやユーザーの課題にしっかり向き合っていくことが何よりも重要だと考えています。

その志を大切にし、35年以上の実績を積んできました。

実は、MakeLeapsの軽減税率リーフレットのデザインもグラペインさんなんですが、ユーザーにわかりやすく伝えるデザインはさすがだなと思いました。

ありがとうございます。「MakeLeaps」は、私たちもユーザーですからね。サービスの魅力を理解した上でクリエイティブにも反映できました。

請求分野に特化したサービスだからこそ、価値を感じている

MakeLeapsを導入した背景を教えてください。

「MakeLeaps」を導入する前はExcelで作った請求書・見積書の独自テンプレートで作成し、1社1社郵送で送付していました。これだと時間がかかる上に、抜け漏れのリスクもあったので、どこかで請求書作成ソフトに移行する必要があると考えていました。

当時は「MakeLeaps」以外の製品もいくつか検討しましたが、決め手は郵送代行の有無や、添え状を入れられることなどの機能面ですね。

御社は2015年からご利用いただいています。実際に導入してみていかがでしたか？

ユーザーインターフェイスが優れているのでマニュアルを見なくても直感的に利用できるのが良かったですね。ITサービスはすぐに使いこなすようになれるかが非常に大切なポイントです。導入初期の頃、操作方法がわからないところは管理画面上のチャットサポートで気軽に問い合わせができ、すぐに回答も得られたので、スピード感もある。そこが「MakeLeaps」の良さだと感じました。

あと、社内でクライアントのストーリーを共有できる点も大事なポイントです。

クライアントのストーリですか？

当社は見積書・納品書・請求書などの請求業務で「MakeLeaps」を使っています。約300社と取引があるため、社内でクライアントの情報共有を円滑に行う必要があるのです。

その点、「MakeLeaps」を使えば、見積書作成画面のメモ欄に案件を受注した背景や値引きの理由などを記載できるので便利。
私たちは見積書は物語だと思っています。

見積書は物語。わかりやすい表現ですね。御社の場合、2017年からMakeLeaps for Salesforce （ML4SF）へ移行しています。よりクライアントの情報を管理しやすくなりましたか？

そうですね。Salesforce単体でも見積機能はありましたが、「MakeLeaps」とアプリで連携でき親和性が高かったため「ML4SF」に移行しました。そこで感じたのは、「MakeLeaps」は請求業務に特化している点が何より強みだということ。当社はエンタープライズIT業界の会社と数多く取引がありますが、1つの分野に特化したサービスは機能面の配慮が行き届いていると感じます。

私たちが「MakeLeaps」に求めるのも、何でもかんでもできることではなく、まさしくそこですよ。特化しているからこそ機能面に非常に満足しています。

ありがとうございます。1つの分野に特化した「MakeLeaps」ですが、機能面などでさらに求めることはありますか？

承認機能を使っていて、営業部長や社長だけなど人を選べるのは便利なのですが、この機能を使いながらも「誰も承認しなくてもいい」という選択フローもあればさらに便利かなと思っています。中にはリピートのクライアントや、何よりもスピードを求められる案件もあり、必ずしも承認を必要としない書類もありますからね。それでも承認なしで提出したという通知は欲しいのですが。

ただ、そういう時もメモ欄に、受注の背景、つまり書類に物語のメモがあればすぐに承認できるのでいいかもしれませんね。

Salesforceでできること、「MakeLeaps」で出来ることの棲み分けが必要ですが、実際に使っていただいている方の声が参考になります。

あれもこれもできるサービスは意外と長くは続かないので、潔さは大切です。その意味で、「MakeLeaps」は帳票作成・管理の分野で頼れる製品として今後も期待しています。