書類を電子化する方法や成功のポイント｜メリットや注意点、電子化できない書類などを解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。書類の電子化には、コスト削減やオフィスの有効活用など、さまざまなメリットがあります。ただし、従来のオペレーションの変更やセキュリティ対策が必要です。この記事では、書類を電子化するメリットや注意点などを解説します。電子化の手順や成功のポイントも述べるため、ぜひ参考にしてください。

書類の電子化とは

書類の電子化とは、紙の書類をデータ化することです。クラウド上にデータを保存すると、パソコンやスマートフォンなどで書類を扱えます。データを一元管理して情報を共有でき、業務の効率化につながります。契約書をはじめとした書類をデータにすることで、場所を選ばずに閲覧や承認も可能です。

書類を電子化する2つの方法

書類はスキャナや電子化サービスでデータ化できます。ここでは、それぞれの方法を解説します。

スキャナで電子化する

書類はスキャナの機能を使用すると、データ化できます。スキャンした書類の内容をデータ化し、パソコンをはじめとした端末に取り込みます。スキャナは機種ごとに機能が異なるため、用途に合う機器を選ぶことが大事です。書類のデータを扱う機会が少ない場合、スキャナを使用するとよいでしょう。

書類電子化のサービスを利用する

書類の電子化のサービスを利用すると、より効率的に書類をデータ化できます。サービスの内容には、書類の検索や共有、編集など、さまざまな機能が備わっています。スキャナと違い、法的拘束力のある書類にも対応可能です。契約書や請求書を扱う際は、書類の種類に応じてサービスを利用するとよいでしょう。

書類を電子化するメリット

書類を電子化すると、コスト削減や業務効率の向上などにつながります。ここでは、メリットを解説します。

コストを削減できる

A4サイズの白黒印刷の場合は1枚あたり約3〜5円ほどかかりますが、書類を電子化することで、印刷代や紙代などのコストを抑えられます。また、書類を保存するファイルや棚、スペースなど、間接的にかかるコストの軽減も可能です。搬送や処分の費用も抑えられるため、さまざまなコストの削減ができます。

業務効率化につながる

書類を扱う業務全般は、データ化すると効率化できます。たとえば、受発注の手続きや経費精算などの業務は、データとして扱うことで効率が向上します。ソフトウェアとの連携によって、業務のワークフローの自動化も可能です。情報の流出や書類の紛失などを防げるため、業務上のリスクの軽減にもつながります。

保存のスペースを削減できる

書類を電子化すると、保存するためのスペースの削減につながります。倉庫や棚などのスペースを削減できるため、オフィスを有効的に活用できます。たとえば、作業場所を広くしたり、休憩スペースを増設したりすることも可能です。オフィスの賃料の削減にもつながるため、書類のデータ化はメリットが大きいといえます。

書類を電子化する5つの手順

書類の電子化は、5つのステップで行います。ここでは、それぞれの手順を解説します。

1.目的を明確にする

書類の電子化は、最初に目的を決める必要があります。自社の課題を洗い出し、電子化することで得られるメリットや目標を明確にするためです。部署ごとに目標を落とし込み、電子化の役割分担も明確にするとよいでしょう。

2.書類を分類する

目的を決めた後は、データ化する書類を分類します。カテゴリーやタイプなどで分類し、データに必要な書類を決めましょう。書類の分類は、データ化を優先する書類を選んだり、不要な書類を省いたりするためにも大切です。

3.データ保存のルールを決める

電子化した書類は、ルールに基づいて保存します。ファイル名や保存する場所など、社内のルールや基準を設定するとよいでしょう。各部署の担当者と話し合いをし、書類を保存するルールを決めることが大切です。

4.電子化する方法を選ぶ

書類を電子化する方法には、自社もしくは外部のサービス、システムの導入などがあります。自社の現状を考慮したうえで、コストや効果、業務負荷などを検討しましょう。最初に決めた目的を達成するために、自社に必要な方法を選ぶことが必要です。

5.書類を電子化する

実際に書類を電子化するプロセスです。書類のデータは、スキャンの質やデータの整理などが重要です。オペレーションを変更する際は、研修やマニュアル整備などが必要な場合もあります。

電子化できない書類

以下のような、一部の書類は電子化が認められていません。・任意後見契約書：契約者の判断能力に不安がある場合、任意後見人を立てるための書類 ・事業用定期借地権設定の契約書：事業用の目的に土地を借りるための書類 ・農地の賃貸借契約書：農地や採草放牧地の貸し借りに必要な書類上記の書類は、法律上の書類作成が必要なため電子化に対応していません。今後、電子化できる可能性もあるため、法律の情報を収集するとよいでしょう。

書類を電子化する際の法対応

書類を電子化する際は、法律を守る必要があります。ここでは、法対応を解説します。

e-文書法

e-文書法は、書類の電子保存が認められる法律です。別名で電子文書法とも呼ばれており、2005年の法改正によって、商法や税法などの書類の電子保存が認められるようになりました。電子データで保存できる要件は、以下の4つです。・見読性：パソコンやスマートフォンなどで読める ・完全性：データの改ざんや消失が防止できる ・機密性：不正アクセスや情報漏洩を防止できる ・検索性：データを速やかに見つけられる※参考：民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う省令の整備について｜厚生労働省

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、国税に関係する書類や帳簿の電子保存を認める法律です。以下の要件を満たす書類は、電子データで保存できます。・真実性：データの削除・改ざんがない ・可視性：データを検索・表示できる上記2つの要件は、以下の要件も満たす必要があります。・真実性：タイムスタンプの付与 ・可視性：関連書類の備え付け、見読性の確保、検索機能の確保書類を電子化する際は、データの改ざんがなく、確実に存在していることを証明しなければなりません。※参考：Ⅱ　適用要件【基本的事項】｜国税庁

書類を電子化する際の注意点

書類の電子化は、会社のセキュリティやワークフローの変更が必要です。ここでは、注意点を解説します。

セキュリティ対策をする

書類を電子化する際は、情報漏洩や不正アクセスなどの対策が必要です。パスワードやアクセス制限の設定をし、セキュリティ対策をしましょう。アクセスログの管理やデータのバックアップなども組み合わせて、複合的な対策をします。ハードディスクの盗難の可能性もあるため、チェーンでの固定も必要です。

オペレーションを変更する場合がある

書類を電子化する場合、ワークフローを変更する必要があります。従業員がデータ化した書類の業務やシステム・プロセスに、抵抗をもつ可能性もあるためです。従来のオペレーションの変更により、業務に負担を感じやすくなる点に注意しましょう。従業員がオペレーションの変化に適応するために、適切なトレーニングを提供することが必要です。

書類の電子化に成功するポイント

書類の電子化をする際は、従業員への配慮が必要です。ここでは、成功するポイントを解説します。

段階的に導入する

書類の電子化は、段階に分けて実施することが大切です。会社が扱う書類は、社内用と社外用に分かれるため、最初は社内の書類から電子化しましょう。一部の部門やチーム内で試験的に電子化を導入し、業務効率の向上を実証して根拠を示します。電子化の成功体験は、効果や利便性を実感するためにも重要です。

従業員に周知する

書類の電子化は、目的や意義を従業員に理解してもらうと導入しやすくなります。従業員の協力を得られると、電子化のルール決めや効率のよい運用ができるためです。企業の利益だけでなく、従業員の利益につながる点を訴求すると理解を得やすくなります。業務効率化や費用対効果などを数字を根拠にして説明するとよいでしょう。

使用しやすいツールを導入する

社内で書類のデータ化をする際は、ツールの使いやすさも大事です。自社に最適で直感的に使用できるツールを導入し、利便性を高める必要があるためです。現場の意見を集めたり、ツールの説明会を開いたりして、ツールの利用を検討するとよいでしょう。書類の電子化を推進するために、従業員や部署を問わず使用できるものを選ぶ必要があります。

まとめ

書類の電子化によって、 コストの軽減や業務効率の改善が可能です。ただし、セキュリティ対策、オペレーションの変更などが求められます。書類の法対応も必要なため、電子化以外の機能にも考慮してサービスを選びましょう。クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、見積書から請求書までクラウド上で作成し、共有できる電子化サービスです。インボイス制度や改正電子帳簿保存法にも対応しています。請求日から入金予定日までを可視化でき、作成した書類は、ワンクリックで印刷・封入・投函まで完了します。Web上で最新情報を確認でき、全部署での連携も容易です。推測機能で入金消込を効率化し、書類確認や承認など時短につながります。メイクリープスを活用して請求書の発行を電子化することで、郵便料金値上げの影響の回避が可能です。ぜひ利用をご検討ください。 無料でトライアルしてみる