MakeLeapsラボ

2015年06月05日

「笑屋」は、日本最大級の同窓会開催支援サービスを提供している。

同窓会の案内状の作成・送付、会場の手配や企画プランニングなど、幹事を支援・代行。取引相手は幹事を担当する個人から、同窓会の場で商品プロモーションを考えている企業、同窓会の会場、協力会社など多岐に渡る。もともと会計業務は、表計算ソフトを利用し行っていたが、金額・項目の入力をはじめ印刷・封入作業など、手作業が多かったため、効率化を考えていた。

今回は、取締役兼経営企画室室長の八木誠 (写真:左) さん、経営企画室広報の杉浦美咲 (写真:右) さんにMakeLeapsの導入前の課題、導入後の効果についてお話しを伺った。

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年間500〜600件の同窓会を代行しながらの請求業務

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笑屋は従業員数25名 (アルバイト1名含む) 、2009年から同窓会を代行するサービスを展開している。

同窓会は学生時代に仲の良かった友人たちと再会できる場。しかし、日中勤めながら同窓会を企画するのはとても労力と時間がかかる。離れ離れになった「昔馴染み」を探し出し、住所を聞いて、招待状を送らなければならない。会場を押さえ、企画を考え、さらには、カメラマンや司会を探す必要があるかもしれない。笑屋はこうした同窓会の手間を一手に引き受けている。

杉浦さん：「笑屋は同窓会を”再会できる場”に止めず、”あたらしい出会いの場”になるようにも考えています。例えば、看護学校の同窓会では人材紹介会社、転職サイトと協力し、プレゼンさせてもらう代わりに会費を割り引く。
40代の参加者が集まる同窓会では、高級セダンのプロモーションをさせてもらうほか、食品のサンプル配布を行うなど企業と潜在顧客との”出会い”を設けています」

一回の同窓会で請求書を送付する先は幹事担当、会場、企業、このほかにも地方での同窓会代行サービスを委託しているパートナー企業など幅広い。

創業当初は八木さんひとりで対応してきたが、同窓会の実施数、提携会場数、プロモーションを行う企業、パートナー企業は年々増えていく。現在、笑屋が開催している同窓会は全国で年間500〜600件開催しているが、表計算ソフトですべての管理することは難しい。
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「MakeLeapsがないと仕事がまわらない」その理由

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八木さん：「事業拡大とともに、社員を増やしているため、どうしてもネックとなるのが業務の引き継ぎと研修。無駄が多く、手間のかかるプロセスを一から覚えてもらうのは完全に非効率です。弊社は少人数でまわしているので、早く戦力になってほしい。できるだけ、”覚えること”を減らせればと思っていました」

導入以前は、表計算ソフトを使って売上や顧客情報の管理、見積書から請求書の作成を行っていた。それぞれのフォーマットに毎月手入力、発送も手作業で対応。もし請求書の封入ミスや送付先の宛名などの間違いが発生した場合、再発送の手間があるだけでなく、お客様の信用を失いかねない。

八木さん：「MakeLeapsは、請求業務を“自動化”できますよね。見積書から請求書にはワンクリックで変換できて、郵送作業も同じくウェブ上で完結してます。すごく使いやすいので、ミスも起きづらいですし、特に不自由ないですね」

現在、請求書は幹事担当には月平均30件、企業プロモーション担当には10件ほど発行している。加えて、パートナー企業や会場にはそれぞれ約20件。

八木さん：「このほかに少数ですが、同窓会には行けないけど寄付をしたいと希望されるかたにも請求書を発行しています」

今後はさらに請求書の送付先は増えて行くが、MakeLeapsを導入したことで、先んじて手を打つことができたと八木さんは満足した表情で話してくれた。
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請求書は全てメールに乗り換えて業務改善

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請求書はPDFでダウンロードして、できるだけメールで送付するようにしている。現在メールで対応している取引先は、全体のうち3割ほど。今後、メール対応をもっと増やしていきたいと言う。

実は捺印は請求書の効力に関係ない。メールで送信したPDFを印刷しても、原本と何ら変わりがない。ただし、取引先、パートナー企業の理解を得るためには、堅実に口頭で案内していくことが重要だと八木さんは続けた。

八木さん：「いまでは『MakeLeapsがないと仕事がまわらない』と感じています。僕はアナログからの切り替えだったのでMakeLeapsの恩恵を感じていますが、導入後から会計業務に関わっている社員は気づいていないかもしれません。
でも、それが良い。入社した社員は、”昔の無駄な業務”なんて知らなくても良い。入社してすぐに自分の力を発揮できる、アイデアを生み出せる組織であるべきだと思っています。
私たちは最終的に、お客様を含め、関わる人全員が笑顏になることを目指しています。MakeLeapsを導入したことで、社内に”笑顏”が増えたように感じています」

笑顔溢れる、感動的な同窓会をプロデュースし続ける、笑屋さまをMakeLeapsは心から応援しています。八木さん、杉浦さん、ありがとうございました！
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