コロナで中小企業の働き方改革が加速　 300社以上の請求業務にかかる時間が9割減 「ペーパーレス化」で出社せずにテレワークで請求業務が可能に ～コールセンター運営システムのJMS社　クラウド型請求管理ソフト導入事例紹介～

クラウド型請求管理ソフトの開発・運営を行うメイクリープス株式会社（本社：東京都目黒区、代表取締役CEO：ジェイ・ウィンダー）では、クラウド型請求管理ソフト『MakeLeaps（メイクリープス）』を提供し、フリーランスから大手企業まで規模にとらわれずに幅広い業種で導入されています。

昨今の働き方改革の一環として、労働基準法が改正され、時間外労働の上限が法律に規定されました。2020年4月からは中小企業も規制の対象（※1）となり、働き方改革のさらなる推進が企業には求められています。

また、新型コロナウィルス肺炎の影響で広がるテレワークにおいては、自宅で業務が完結する業務推進フローの構築が求められ、書類の「ペーパーレス化」はテレワークや在宅勤務を実施するにあたっての第一関門と言われております。

本プレスリリースでは、ジェイエムエス・ユナイテッド株式会社において、コールセンターシステム『InfiniTalk（インフィ二トーク）』を48業種・300社以上に広く展開している事業部の『MakeLeaps』活用事例をご紹介いたします。

※1 大企業は2019年4月～

導入背景： 請求書類の郵送コスト・手間が負担に 電子メールで請求業務を完結させる必要性を痛感

クラウドサービス・オンプレミス版で提供されている、コールセンターシステム『InfiniTalk』。今回、InfiniTalk事業本部の大場様、北沢様、池田様にお話を伺いました。「特に5年程前からはじめたクラウドサービスは、初期投資の低減とシステム運用負荷の軽減などのメリットから小規模事業者やスタートアップ企業に活用されています。」

『MakeLeaps』導入前は、営業が見積書を作成し、お客様からの発注書をアシスタントに渡して、請求書の作成をするという運用をされていました。「クラウドサービスを契約するお客様が増え、300社以上に広くご利用いただいております。それと同時に、送付する請求書などの件数が増え、切手などの郵送コストや印刷・投函など作業の手間も増えていました。そのため、書類を発送せず、PDFなど電子化できるシステムにする必要性を感じていました。」

「押印作業も負担となっており、郵送でなく電子メールで請求書を送る場合でも、印刷し社印を押して、PDF化する必要がありました。この一連の業務が手間になっていたので、押印・捺印の手間を削減し効率化できないかと考えていました。」

導入後、請求業務にかかる時間が9割減し「ペーパーレス化」を実現 出社しなくてもテレワークで請求業務が可能に

『MakeLeaps』導入にあたって、トライアル期間を有効活用し、認識されていた課題に対して有効なサービスかをあらかじめ検証されたことにより、「営業から使いづらいという声はなく、スムーズに導入できたと思っています。対外的には、『MakeLeaps』導入1ヶ月前に書類の郵送をやめることをお客様へ伝え、ペーパーレス化を推進することができました。」

『MakeLeaps』は事前にアップロードした会社印をクラウド上で押印することができるため、「書類を印刷して押印していた期間が長かったので実際に『MakeLeaps』に変更したらどうなるかと思いましたが、確実に手間が減りました。他にも、請求関連の書類郵送を止め、電子メールでの送付に切り替えました。切手や封筒代などのコストがかからなくなりましたし、書類を作成して、印刷して、封筒に詰めて送ってと、2日ほどかかっていた労務コストも大きく改善されました。」そして、電子メールで請求関連の書類を送付する場合に、『MakeLeaps』にはメールの定型文があらかじめ設定されているため、「セキュア送信をする際、誤送信を防ぐ点でも精神的な安心感がありますし、お客様ごとの請求書類の送付状況がアイコンでわかるのがとても便利です。それ以外にも、電子メール送信済みの書類を、ご担当者が見ているか見ていないが“目のマーク”でわかるため、未入金の催促をする際などに参考にしています。」

加えて、属人的になりがちな請求書作成業務に関しても変化がありました。以前使われていたシステムでは、商品情報を担当が自由入力することができるため、表記の揺れが発生。「その度にアシスタントが判断して修正する必要がありましたが、『MakeLeaps』には商品登録機能があるので、あらかじめ商品を登録しておけば簡単に呼び出せるので安心できます。」

『MakeLeaps』を導入した結果、「印刷・封筒の準備・押印と、以前は書類作成に2日間くらい工数を割いていたのが、体感値として9割の工数削減ができたと感じています。紙での出力がなくなったので、今後は出社しなくてもテレワークで請求業務ができるようになったのも、これからの時代にあっていると思います。」

毎月の請求書管理をより簡単に。事務作業の効率化から働き方を改革

クラウド型請求管理ソフト『MakeLeaps』は、請求書の作成から郵送まで、さらに売上レポートなどを一元的に管理することで手間を削減。効率化することで働き方改革に貢献しており、2019年8月1日からは、さらなる発展とサービス向上を目指し、親会社である株式会社リコーとの共同開発をスタートしました。

働き方が多様化し、副業なども増えている今、フリーランスを含む個人事業主や中小企業など、より事務作業の効率化を求める人々のために、当社はこれからもよりよいサービスをお届けしてまいります。

ジェイエムエス・ユナイテッド株式会社について

サービス概要

機能

• 会計連携対象製品：PCA社製 「PCA 会計DX」、OBC社製 「勘定奉行」
• 販売連携対象製品（MakeLeaps for Salesforceは非対応）：PCA社製 「商魂 DX」、 OBC社製 「商奉行」

会社概要

• 本リリースに記載されている会社名および商品・製品・サービス名（ロゴマーク等を含む）は、各社の商標または各権利者の登録商標です。 
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