アナログな請求書の郵送やハンコ業務から脱却 請求業務をオンライン化し経理現場もテレワークを実現 ～一般社団法人ドローン操縦士協会　クラウド型請求管理ソフト導入事例紹介～

クラウド型請求管理ソフトの開発・運営を行うメイクリープス株式会社（本社：東京都目黒区、代表取締役社長：児玉 哲）では、クラウド型請求管理ソフト『MakeLeaps（メイクリープス）』を提供し、フリーランスから中小・大手企業まで規模にとらわれずに幅広い業種で導入されています。

新型コロナウィルスにより重要視されているテレワークにおいては、自宅で業務が完結する業務推進フローの構築が求められ、書類の「ペーパーレス化」はテレワークや在宅勤務を実施するにあたっての第一関門と言われています。また、昨今の働き方改革の一環として、労働基準法が改正され、時間外労働の上限が法律に規定されました。2020年4月からは中小企業も規制の対象となるなど、働き方改革のさらなる推進が求められています。

本プレスリリースでは、『MakeLeaps』をクラウド型顧客関係管理ソリューション『Salesforce（セールスフォース）』と連携して利用できる『MakeLeaps for Salesforce（以下、MakeLeaps）※1』を導入し、急成長するドローン産業において、資格認定ライセンスの発行やシンクタンク事業・アライアンス事業などを展開している一般社団法人ドローン操縦士協会の請求業務のオンライン化事例をご紹介します。

※1 MakeLeaps for Salesforce (略称：ML4SF) とは株式会社セールスフォース・ドットコムが開発・運営するクラウド型顧客関係管理CRM製品『Salesforce』に、MakeLeapsアプリケーションをインストールして利用できる製品。Salesforceに登録されている取引先や商談データを基にワンクリックで見積書や請求書を作成・送付できるため業務効率化を実現できる製品です。

導入背景： 作業して初めてわかる請求業務の煩雑さ。アナログな請求書発行からの脱却が課題

代表理事 吉野次郎 氏に、協会運営のバックオフィス業務で採用している『Salesforce』と、連携して使用しているクラウド請求管理ソフト『MakeLeaps』についてお話を伺いました。

「当社は2016年に設立し、現在はドローン操縦士の資格認定ライセンスの発行や、ドローンの教育・講座に関わるスクール（DPA正会員：DPA認定校）との連携など、ドローン産業の安全と成長を支える取り組み全般を担っています。

その中で、全国各地のスクールでライセンスを取得した会員の入会費や年会費をいただく際に、『MakeLeaps』を活用し、協会からスクールへ請求書を発行し、入金管理を行っています。例えば、今まで各スクールに請求書を発行する際は、1枚1枚 表計算ソフトで作成し、それを印刷して封筒に入れるなど、すべて手作業で行なっていました。こういったアナログ作業を改善していく過程で『MakeLeaps』の導入を決めました。」

請求業務の効率化にメスを入れたのは、吉野氏自身が請求業務に対する課題を身をもって体感したことも大きいという。 「個人的な話になりますが、実は私は会社も経営しており、そこで『MakeLeaps』を利用していました。私自身、会社員時代はバックオフィス担当者に請求書作成業務は任せっきりでした。ですから、独立したときに請求業務がこんなにも大変なものだと初めて知ったんですよね。当協会でも請求書管理や発行業務などは、アナログ作業で対応していても、それが当たり前だと思って改善しようと思わないことも多いので、まずは効果がわかっている『MakeLeaps』を活用しようと思いました。」

導入後はシンプルな運用でアナログから脱却。請求業務の改善によりテレワーク対応も実現

請求業務のオンライン化を進めた結果は出たのか。
「請求書管理業務に関しては確実に工数やミスの削減ができました。以前は、月末の数字や書類の処理だけでまる1日費やすこともあり、さらには誤送付や郵送漏れなども起こっていました。人間がやる作業は、集中していてもどこかでミスが起こることはありますよね。」

実際に経理業務を行う担当者の声も気になるところだ。
「こういう作業は時間や手間がかかっても、なかなか変えづらいものです。担当者自身も作成した請求書を印刷して郵送するのは手間だと感じていましたが、実際に手を動かしているのだから業務を完遂した達成感は味わえる。ただ、私たちはそういった考え方も改善していきたかったので導入を決めました。使い始めて1～2ヶ月程で効果が見えてきましたね。今では『MakeLeaps』で請求業務を行うことが当たり前になり、違和感なく運用できるようになりました。元のアナログな業務体制には戻れないでしょう。」

加えて、新型コロナウィルス禍の緊急事態宣言期間も経理業務を遅延せずに乗り越えることができたと吉野氏は語る。
「今まで、やりとりする見積書、発注書、請求書のすべてに捺印し、手作業で送付するのが当たり前だと疑っていなかったですからね。私たちはいち早く『MakeLeaps』で請求業務をオンライン化し、場所にとらわれずに作業ができる環境になっていた点は良かったです。」

業務への定着のために、導入後の運用についても意識した。「『Salesforce』も『MakeLeaps』も色々な機能がありますが、運用ルールがありすぎるとそれを覚えたり、守るために時間がかかってしまい、対応フローが複雑になりがちです。今後は見積書や発注書などの発行も行っていきたいと思っていますが、なるべくシンプルな運用になることを意識しています。」

請求書の電子化実現のコツは、取引先の事情に合わせた臨機応変な対応ができること

業務のオンライン化と併せて検討したいのが、請求書の電子化だ。しかし、請求書は発行する側と受け取る側の2社が存在する。2社間の合意がないと電子化の促進も難しい中、どのように促進したのか。
「請求業務の改善は受取手の視点も大切にしながら進めていきました。私たちの場合で言うと、今まで各スクールに書類を郵送していたのに、急にデータだけで送るとなると現場が混乱する可能性もありました。そこで、『MakeLeaps』の標準機能であるセキュア送信と、郵送代行の両方を使って、紙とデータで2通送るようにしました。セキュア送信は相手が送付した書類を参照したか確認できますし、郵送代行もオプション費用は発生しますが今まで手作業で対応していたアナログ対応を効率化することで、費用対効果はあると感じています。郵送と電子の2種類の方法で送付をすると、もしも相手がメールを見逃していたとしても、郵送でも手元に残せるので、抜け漏れ防止にもつながります。」

ドローンは今後の期待も大きく、国土交通省から2022年始めまでにドローンの登録制度を導入すると発表もあった。「協会としてもより安全にドローンを運用できる体制づくりを整えて行く必要性を感じます。」と吉野氏。「その上で、普段の業務もアナログ作業に戻らないよう、中長期的に見て効率化できるところは改善していきたいですし、気づいた改善点を言えるような組織の雰囲気づくり、環境づくりをしていきたいと思っています。」

MakeLeapsで選択できる2種類の送付方法

毎月の請求書管理をより簡単に。事務作業の効率化から働き方を改革

クラウド型請求管理ソフト『MakeLeaps』は、請求書の作成から郵送まで、さらに売上レポートなどを一元的に管理することで手間を削減。効率化することで働き方改革に貢献しており、2019年8月1日からは、さらなる発展とサービス向上を目指し、親会社である株式会社リコーとの共同開発をスタートしました。

働き方が多様化し、副業なども増えている今、フリーランスを含む個人事業主や中小企業など、より事務作業の効率化を求める人々のために、当社はこれからもよりよいサービスをお届けしてまいります。

一般社団法人ドローン操縦士協会について

サービス概要

機能

会社概要

• 本リリースに記載されている会社名および商品・製品・サービス名（ロゴマーク等を含む）は、各社の商標または各権利者の登録商標です。 
• 情報は発表日現在のものです。最新の情報とは異なる場合がありますのでご了承ください。 
• リリース内に記載の価格は、全て税別表記です。