請求書の電子を進めるメリットとは？導入を検討する場合の注意点もまとめて解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。昨今は、請求書の電子化を進めている企業が増加している傾向にあります。しかし、流れに合わせて請求書の電子化を漠然と進めたところで、請求書の電子化によるメリットは享受できません。本記事では、請求書を電子化することによるメリットやデメリット、電子化を進める手順、注意点などを解説します。

請求書の電子化とは？

請求書の電子化とは、請求書を紙ではなくデータで電子的にやり取りすることを指します。広義の意味では、PDF形式の請求書も電子請求書に該当し、メールやクラウド経由で送付・受領するのが一般的です。請求書を受領する側が電子保存できるように法律が定められたことに加え、保存要件の廃止・緩和が実施されたことにより、企業の請求書の電子化が進みました。

請求書を電子化するメリット

請求書を電子化することによるメリットを3つご紹介します。

コストの削減

従来の紙による請求書発行の場合、用紙や印刷にコストが発生していました。また、郵送で送付するためには、切手代や封筒代、宛名シールの印刷代なども必要です。請求書の電子化によって、メールやクラウドで送付が可能になるため、請求書の発行や郵送、控えの管理等にかかるコストの削減が可能になります。

テレワークの推進

電子請求書の場合、パソコンとネット通信が整っている環境であれば、場所を選ばずに請求書の発行・送付が可能です。テレワークをはじめとする、さまざまな働き方へ柔軟に対応できます。一方で、紙で請求書を発行する場合は、オフィスで作業をしなければなりません。郵送するまでにダブルチェックや押印が必要なケースも多いため、出社する必要があります。

処理スピードの向上

請求書の電子化によって、作業スピードの向上も期待できます。郵送の場合は、作成した電子データをもとに請求書を印刷し、封入、投函しなければならず、手間がかかります。一方、電子請求書の場合は、請求書をメールやツールで送付するのみで、やり取りがスムーズです。また、手作業による入力と比べ、ヒューマンエラーの発生を抑えられます。

請求書を電子化するデメリット

請求書を電子化することによって生じるとされるデメリットを3つ解説します。

導入コストがかかる

請求書を電子化するためのシステムを新たに導入する場合、どうしても初期費用が発生してしまいます。また、すでに使用している他のシステムと相性が合わなければ、逆に作業効率が低下する可能性もあり、業績に深刻な悪影響を与えかねません。紙の請求書発行よりもシステム導入にかかる費用が高額で、予算を十分に用意できないケースも考えられます。

業務フローの見直し

新たに請求書の電子化に取り組む場合、請求書発行に関する業務フローを最初から見直さなければならない可能性があります。マニュアルの用意や従業員に対する研修対応など、実用までに向けての業務負担が増加するでしょう。業務フローの見直しが進まなければ業務効率の低下につながり、従業員からの不満が高まるリスクにも注意が必要です。

取引先の理解が必要

請求書の電子化は、自社のみの判断では進められません。必ず取引先の協力が必要です。取引先が紙の請求書を希望する場合、電子請求書を送れないため個別で対応しなくてはなりません。また、電子請求書に切り替えた直後は、一時的に取引先からの問い合わせが増加し、通常業務に支障が出る場合もあるでしょう。

請求書を電子化する方法

請求書を電子化する代表的な方法を2つご紹介します。

PDF

請求書を電子化する代表的な方法の1つが、PDFです。PDFとは、印刷ページと同じ状態で電子データを保存するファイル形式のことを指します。紙に印刷したものと同様のデザインやレイアウトで情報を固定化し、メールやツールで取引先に送付できます。

クラウド経由で送付

クラウドを経由して電子化した請求書を送付する方法もあります。クラウド化によって場所・時間を問わず、請求書の発行ができる手軽さが特徴です。クラウド型の請求書発行システムを使用した場合、発行から送付まで1つのシステム内で完結できます。無料のクラウドであれば、初期費用が不要なため予算を割けない場合でも導入しやすいでしょう。

電子化した請求書の送付方法

請求書を電子化した際、取引先への送付方法で一般的なものを紹介します。

メール添付

メールに電子請求書を添付して取引先へ送付する方法の場合は、費用が不要であり、従来の業務フローも生かして導入可能です。ファイル交換サービスを利用して送る場合は、ダウンロードURLをメールに記載することで請求書の受け渡しを行えます。しかし、メールは誤送信のリスクが高く、一度送信したメールは取消しができないため、十分に注意して利用する必要があります。

電子請求書システムの利用

電子請求書システムには、請求書の作成や送付を自動で行える機能を備えたものがあります。一部の作業を自動化し、業務効率の向上が期待できるうえ、誤送信のリスクを回避にも有効です。現在では、さまざまな機能を持つシステムが登場しているため、自社のニーズにマッチしたシステムを導入しましょう。

請求書の電子化を進める手順

請求書の電子化を進める際は、以下の手順で行うとよいでしょう。

請求書を電子化する方法を決める

PDFやクラウド経由など、請求書の電子化にはさまざまな方法があります。請求書の電子化に対する自社の要望や初期費用、メリット・デメリットなどを総合的に判断して、どの方法で電子化するかを決定しましょう。

取引先の請求書授受方法をチェックする

請求書の電子化にあたって、取引先ごとに請求書の授受方法を調べます。取引先によっては請求書の電子化に対応できず、引き続き紙でのやり取りを希望されるケースもあります。電子化が可能なのか、従来通り紙で発行しなければならないのかを、取引先ごとに明確にしましょう。

請求書を電子化したことを周知する

取引先をはじめ、関係各所に請求書を電子化することについて連絡しなければなりません。「いつ」「どのようなシステムに変更するのか」をあらかじめ伝えておかなければ、取引先も対応できません。取引先からの信頼を失わないためにも欠かさずに行いましょう。

必要に応じてフォローを行う

入念に準備をしていても、実際に請求書を電子化するまで問題に気がつかない場合もあります。導入から一定期間が過ぎたら、従業員や取引先に対して聞き取りを実施し、必要に応じてフォローを行いましょう。新しくシステムを導入する場合は、特に注意が必要です。

請求書を電子化する際の注意点

請求書を電子化するにあたって、注意するべき点について解説します。

セキュリティ対策を徹底する

電子請求書はオンラインで管理する関係上、インターネットを通じて情報漏洩のリスクがあり、セキュリティ対策の強化が欠かせません。情報漏洩は取引先からの信頼喪失や、新規顧客の獲得が困難につながる可能性が高まります。請求書の電子化にともない、セキュリティシステムの見直しも行いましょう。

導入効果が見込めるか確認する

導入する前に、費用対効果のチェックが必要です。狙った効果が期待できないのであれば、初期費用やランニングコストを支払ってまで利用する理由がありません。利便性やテレワークの推進など、数値以外の部分にも注目して導入を検討しましょう。

請求書発行システムを選ぶポイント

請求書発行システムを選ぶ際に注目したいポイントを解説します。導入後に後悔しないためにも事前の確認が重要です。

導入実績

検討中のシステムが、どのような企業への導入実績があり、実際にどのような成果をもたらしたのかチェックしておきましょう。導入実績のないシステムは、耐久性やセキュリティ、機能などに問題がある可能性があります。システム提供元の公式サイトやパンフレットなどで導入実績を公開していることも多いため、確認してみることをおすすめします。

使用感

使用感の確認は見落としがちですが、欠かせないポイントです。導入実績が豊富で立派なシステムでも、自社の要望以上の機能が付いていたり、操作が複雑だったりして十分に使いこなせない可能性もあります。無料サンプルで試せる場合は、実際に操作をして直感的に使いやすいかを確認するとよいでしょう。

請求書を電子化した企業の事例

実際に紙の請求書から電子請求書に変更した企業の事例を2つご紹介します。

株式会社トヨックス様の事例

全社的なデジタル化・DX化にともなって「MakeLeaps（メイクリープス）」を導入し、販売管理システムと連携しています。その結果、先方に納品書が届くまでに数日かかっていたのが、商品到着の翌営業日には届けられるようになり、顧客満足度が向上しました。請求書・納品書の郵送は9割削減され、印刷や紙折り、封入などの作業負担もゼロになり、毎月1,260分もかかっていた郵送作業時間が75%ほど削減しています。※参考：お客様導入事例　株式会社トヨックス 様 

株式会社オフィスソリューションズ北九州様の事例

「MakeLeaps（メイクリープス）」と販売管理システムを連携したことにより、手作業による請求書・納品書の発送から脱却しています。発送の電子化に変更したことで、丸一日かけて手作業で書類発送を行っていたときに比べ、業務時間を約70%削減しました。書類到着までのタイムラグがなくなったことにより、顧客満足度の向上にも成功しています。※参考：お客様導入事例　株式会社オフィスソリューションズ北九州 様

まとめ

請求書の電子化は、従来の紙による請求書発行ではなく電子的に授受する方法です。近年、電子請求書に切り替えを行っている企業が増えつつあります。クラウド見積・請求・入金管理サービスの「MakeLeaps（メイクリープス）」では、見積書から請求書の作成・共有までクラウド上で可能です。書類は全てクラウド上で管理できるため、最新情報を全部署で確認可能であり、連携も簡単に行えます。手作業による入力のようにヒューマンエラーも発生しにくく、コスト削減、作業負担削減が期待できるでしょう。 無料でトライアルしてみる