目次
[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
請求書は、ビジネス取引において重要な文書で、作成する際や送付する際にはマナーが求められます。この記事では、請求書の項目別の書き方や作り方、作成する際の注意点などについて解説します。請求書を送付する際の間違いやすい表現についても解説するので、請求書を送る際の参考にしてください。
請求書とは
請求書は、納品した商品やサービスの支払いを期日までに促すために販売先へ発行する書類です。請求書の発行は商取引を円滑に進めるために一般的に行われていますが、法的義務ではありません。また、請求書は保管義務があるほか、税額控除の根拠や債権の証明として、税法や民法が適用される役割も担っています。
「御請求書」と「請求書」はどちらが正しい？
「御」や「ご」を言葉の頭につけて、相手への敬意を表す場合がある通り、「御請求書」という表現は、日本語として誤っているわけではありません。ビジネスシーンで長年にわたって認知されている言葉です。一方で「御請求書」と呼ぶことに、違和感を覚える方も多くいます。その理由について以下で解説します。
「御請求書」と呼ぶことに違和感を覚える理由
請求書を「御請求書」と呼ぶことに違和感を覚える理由は、請求書はサービスや商品を提供し、費用を請求する側が発行する書類であるためです。実務上は「請求書」と表記することが多く、「御請求書」という表現に違和感を覚える方も多いのが現実です。どちらの表現にするか迷った場合は、「請求書」と記載しておくほうが無難でしょう。
「御請求書」を使用しない丁寧な表現
「御請求書」を使用しない丁寧な表現について、メールで送る場合と郵送で送る場合に分けて、解説します。
請求書をメールで送る場合
請求書をメールで送る場合に添える文章は、以下の通りです。
件名：【請求書】◯月度請求書送付について【株式会社◯◯】
株式会社◯◯
鈴木様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯の田中です。
◯月度の請求書をファイルにて送付いたします。ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
【添付内容】
◯月度請求書（No.◯◯◯◯）.pdf 1通
本請求のお振込は、令和◯年◯月◯日までにお済ませくださいますようお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
田中
請求書を郵送で送る場合
請求書を郵送で送付する場合の添え状の文章は、以下の通りです。
◯月◯日
株式会社◯◯
鈴木様
株式会社◯◯
〒000-0000
東京都◯◯市◯◯町1-1-1
TEL：00-0000-0000
FAX：00-0000-0000
担当：田中
請求書送付のご案内
拝啓 平素は格別のご愛顧を賜りまして厚く御礼申し上げます。
さて早速ではございますが、下記の通り請求書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
【記】
◯月度請求書 1通
本請求書のお振込は、令和◯年◯月◯日までにお済ませくださいますようお願い申し上げます。
請求に関するお問い合わせは、田中までお願いいたします。
以上
請求書の書き方
請求書を発行する際には、書き方を把握することが大切です。ここでは、請求書の書き方について項目別に解説します。
① タイトル
これは何の文書なのか、相手がはっきりわかるようにタイトルは明確に書く必要があります。御請求書と大きく書くことにより、読み手は一瞬で把握できます。
② 宛先
企業間の取引では、宛先を会社名にすることが多いです。
また、会社のどの部署に送るか分かっている場合には部署名まで書きます。
御中の使い方
御中は相手先の会社名や部署名までは分かっていても、担当者が分からないときに使用します。逆に、担当者が分かっている場合、御中は使わずに担当者名に様をつけます。
③ 通番
請求書番号をつける理由は主に管理が楽になるからです。
フォーマットによっては付けなくても良い場合があります。
④ 自分の連絡先
相手が請求書に関して問い合わせできるように、会社名だけでなく電話番号も載せるのが望ましいです。
また、社印も押してください。
⑤ ご請求金額
最初の方に合計金額を載せることにより、いくら払えばいいのか一瞬で把握できます。特に忙しい部署はいちいち詳細まで見てられないので、最初の方に合計金額を記載していただけると助かります。
⑥ 明細
商品名、品数、単価、金額があれば大丈夫です。商品番号はあってもなくてもかまいません。
⑦ 銀行口座
日本ではお支払いは銀行振込が一般的です。なので、銀行口座に間違いがないよう注意してください。また、振込手数料の取り扱いについては取引先との力関係で決まります。自分の方が立場が強い場合は「振込手数料は貴社にてご負担ください」と書けますが、自分が弱い場合、そう書いてしまうと反発され、今後の取引を止めるかもしれません。
⑧ 支払期限
支払い期限が明記されてない場合は、相手の支払い支払いサイトに合わせるという暗黙の了解の意味になります。
支払いサイトとは、締めと支払日の取り決めのことを言います。企業間の取引では掛売り方式が一般的なので、支払いサイトが用いられます。
⑨ 適格請求書発行事業者の氏名又は名称（発行者）及び登録番号
発行者である事業者の情報を記載します。個人事業主は、氏名の代わりに屋号を記載することも可能です。また、適格請求書には、「T」で始まる13桁の適格請求書発行事業者の登録番号を記載する必要があります。
⑩ 特記事項
請求先に伝えるべき事項がある場合、特記事項に記載します。特に多い内容は、振込手数料についてです。請求先負担とする場合は、「振り込み手数料の負担は、貴社でお願いいたします」のように記載します。
請求書の作り方
ExcelやWordで作成する
インターネット上に公開されている無料テンプレートを使えば、費用をかけずに請求書を作成できます。作成後は、編集や改ざんのリスクを避けるため、PDFや画像に変換して送付しましょう。また、社印やロゴの変更や、法改正に合わせてテンプレートを修正する必要があります。
会計ソフトを使って作成する
クラウド型やインストール型の会計ソフトを使って作成する方法もあります。また、会計ソフト内で、請求書データを一元管理できる点もメリットです。デザインのカスタマイズも手軽に行えます。ただし、ソフトの導入にはコストがかかり、インターネット環境も必要です。
請求書を作成する際の注意点
請求書を作成する際には、気をつけるべき点があります。ここでは、2つの注意点について解説します。
必要事項と記載内容を確認する
請求書を作成する際には、必要事項が正しく記載されているか確認しましょう。特に金額や振込先情報の間違いに注意が必要です。インボイス制度における適格請求書に誤りがあった場合、修正した請求書を交付する必要があります。
請求書の保管義務を把握しておく
請求書を作成する際には、保管義務を把握しておくことも大切です。請求書の保管期間は、法人と個人事業主で異なります。法人の場合、請求書の保管期間は7年間です。一方、個人事業主の場合は5年間の保管が求められます。なお、請求書を電子でやり取りした場合、電子帳簿保存法に従って保管しなければなりません。
請求書を送付する際の間違いやすい表現
請求書を送付する際には、誤った表現を使わないように注意しましょう。ここでは、請求書を送付する際の間違いやすい表現について解説します。
ご請求させていただきます
請求書をメールや郵送で送付する際に、「ご請求させていただきます」といった表現を使う方が多いとされますが、この表現は適切ではありません。正しくは、「ご請求いたします」や「ご請求申し上げます」などと表現するため、覚えておきましょう。
「〜させていただきます」は、スケジュールを変更する際や、忘れ物の処分方針を伝える際など、相手の許可を受けて、何かを行う際に使用します。
ご査証願います
メールや郵送で請求書を送る際に、「ご査証願います」という表現を使用する方も多いでしょう。「ご査証願います」は、一見丁寧な表現と思いがちですが、正しい敬語ではないため、気をつけましょう。「ご査証ください」または「ご査証のほど、よろしくお願い申し上げます」、「ご査証くださいますようお願い申し上げます」などと表現するのが正しいとされています。
請求書の発行には、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の利用がおすすめ
請求書を発行する際には、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」を利用することをおすすめします。ここでは、「メイクリープス」について解説します。
「メイクリープス」の特徴・メリット
「メイクリープス」では、クラウド上で、見積書・発注書・納品書・請求書・検収書・領収書などの書類が簡単にミスなく作成できます。書類作成、送付、入金管理、承認まで行えるため、従来の請求業務の約80％を削減することが可能です。書類を作成する際は、テンプレートに沿ってデータ入力することで、ミスなく作成できます。
また、誰でも操作できるわかりやすい操作画面である点も、「メイクリープス」の魅力といえます。有料契約継続率は99％と、多くのユーザーからの高い満足度も獲得しています。
まとめ
請求書は、納品代金の支払いを促すために販売先に発行する書類で、ビジネスにおいて欠かせません。作成や送付する際には、マナーを押さえておく必要があります。
「御請求書」と「請求書」の表現で迷った場合は、「請求書」と記載しておくほうが無難です。「ご請求させていただきます」や、「ご査収願います」は、より適切な表現に変更して記載しましょう。
定期的に請求書や納品書といった取引先向けの書類を作成している方向けに、見積書から請求書までクラウド上で作成・共有できる、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の利用をおすすめします。作成した書類は、ワンクリックで印刷・封入・投函まで完了できます。請求書の作成・送付の効率化にご関心のある方は、まずは無料のサービス紹介資料をご覧ください。
