目次
[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
2024年1月から、すべての事業者に対して「電子取引制度」への対応が義務化されました。この記事では、企業の経理担当者に向けて、請求書の保存方法や、データ化のメリット、保存要件、罰則などを解説します。請求書電子化の義務化について理解を深める際の参考にしてください。
2024年1月からの「義務化」とは
改正電子帳簿保存法の施行で、2024年1月1日から、電子取引のデータ保存が「義務化」されました。これにより、企業間取引において、電子取引データとしてやり取りした請求書は、データの形で保存する必要があります。請求書だけではなく、領収書、注文書、契約書など、取引に関わるあらゆる書類が対象です。
改正電子帳簿保存法とは
改正電子帳簿保存法は、従来の紙で帳簿や取引書類を保存する義務を廃止し、企業が電子形式で帳簿や取引書類を保存できるようにする法律です。これにより、企業は一定の要件を満たすことで、請求書や領収書、契約書などを紙ではなく電子取引データとして保存できるようになります。
以前は、これらの書類は紙で保存することが義務付けられていましたが、施行後はタイムスタンプ要件が緩和され、税務署長の事前承認なしで電子帳簿保存法を適用できるようになりました。
2年間の猶予期間は終了
改正電子帳簿保存法は2022年1月1日に施行され、2023年12月31日までの2年間は移行期間として設けられました。この期間中、企業は一定の条件を満たすことで、請求書の電子保存に関して猶予を受けられました。猶予を受けるための条件は、以下の通りです。
・所轄税務署長がやむを得ない事情があると認めた場合
・電子取引の取引情報を提示できた場合
この猶予期間はすでに終了し、2024年1月1日からは新たな規定が適用されます。
紙の請求書はどうなる？
請求書の電子化に伴い、紙の請求書はどうなるのか気になる人も多いでしょう。ここでは、紙の請求書の発行、受領について解説します。
「紙」の請求書の発行
改正電子帳簿保存法により、請求書を紙で発行することが禁止されたわけではありません。紙で発行した請求書の控えは、紙のままで保存しても問題ありません。また、保存要件を満たしていれば、紙で発行した請求書を電子取引データとして保存することも可能です。
「紙」の請求書の受領
請求書を紙で受領することも認められています。また、発行と同様に、紙の請求書を受領した場合、紙のまま保存することは問題ありません。紙の請求書をスキャンして電子取引データとして保存し、保存要件を満たしていれば、紙の請求書を処分することも可能です。
請求書の保存方法
請求書の保存方法は主に5つあります。ここでは、5つの保存方法について解説します。
電子的に作成した請求書
電子的に作成した請求書は、そのまま電子取引データとして保存するか、紙で保存するかは企業の任意です。ただし、電子取引データとして保存する場合は、保存要件を満たさなければなりません。詳しくは、後述します。
電子取引データで送った請求書
電子取引データで送った請求書の控えは、「電子取引のデータ保存」の要件を満たして保存する必要があります。「電子取引のデータ保存」は義務であり、紙での保存は認められていません。
電子取引データで受領した請求書
請求書を電子取引データで受け取った場合、請求書は「電子取引のデータ保存」の要件を満たして保存する必要があります。「電子取引のデータ保存」は義務であり、紙媒体での保存ができないため注意しましょう。
紙で受け取った請求書
請求書を紙で受け取った場合、紙で保存することも、データとして保存することも可能です。データ保存を選択する場合、スキャナで請求書を読み取り、電子取引データとして保存しなければなりません。その際、保存には「スキャナ保存」の要件を満たすことが求められます。
電子取引（EDI）で送受信した請求書
請求書を電子取引（EDI）で送受信した場合、請求書は電子取引データのままで保存しなければいけません。保存する際は、「電子取引のデータ保存」の要件を満たしたうえで、EDIシステムや外部記憶媒体に保存することが求められます。
請求書を電子化するメリット
請求書を電子化するメリットは主に3つあります。ここでは、3つのメリットについて解説します。
コスト削減になる
請求書を電子化することで、コスト削減が可能になります。紙の請求書では、紙代、印刷代、郵送料などの直接的なコストが発生します。また、請求書作成にかかる人件費や、保存場所の確保に必要な費用も無視できません。これらは企業の負担となりますが、請求書を電子化することで、コストを大幅に削減できます。
リモートワーク推進に役立つ
請求書を電子化すると、リモートワーク推進に役立ちます。紙の請求書の場合、リモートワークで処理することは難しいでしょう。電子化でクラウド上にデータが保存されれば、請求書の処理や確認がどこからでも可能になります。
必要なときに瞬時に探せる
請求書を電子化することで、膨大な書類のなかから、キーワード検索や分類検索で瞬時に探せるようになります。これまで請求書探しや管理に費やしていた時間を削減でき、業務効率が向上します。
電子取引データの保存要件
電子取引データの保存において重要な要件は真実性の確保と可視性の確保の2つです。これらの要件を満たすことによって、電子取引データの信頼性を担保し、適切な保存が行われます。以下では、それぞれの要件について詳しく解説します。
真実性の確保
保存する書類の電子取引データの改変が行われていないことを、担保しなければなりません。下記のいずれかを満たす必要があります。
1.タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う
2.取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく
3.記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う
4.正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う
可視性の確保
保存した電子取引データを、必要なときに瞬時に確認できるよう管理する必要があります。下記の要件をすべて満たさなければなりません。
・保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
・電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
・検索機能を確保すること
要件が不要となる場合がある
2023年度の税制改正により、保存要件の見直しや緩和が行われました。税務調査時に電磁的記録のダウンロードを求められた際、対応できる状態であれば、検索機能の担保要件の一部が不要となります。基準期間（法人は2事業年度前）の売上高が5,000万円以下の事業者については、ダウンロード要請に対応できる状態であれば、検索要件がすべて不要です。
電子取引の請求書をデータで保存するための3ステップ
電子取引の請求書をデータで保存するためには、3つのステップを踏む必要があります。ここでは、3つのステップを順に解説します。
1.ダウンロードする
まずは、取引先から送られた電子取引データを自社の保存方法に合った形式で、ダウンロードしましょう。データの完全性とセキュリティを守るため、信頼できるネットワークを利用してダウンロードすることが大切です。
2.ファイル名を変更する
ダウンロードをしたら、ルールに従って、ダウンロードしたデータのファイル名を変更します。適切に管理できるよう、事前にファイル名のルールを決めておきましょう。
3.保存する
ファイル名を変更したら、ルールに従って、所定の場所に保存します。データの保存場所に関しても、事前にツールを定めておくとよいでしょう。また、災害や事故に備え、外部の安全なクラウドサービスに定期的にバックアップを取ることが重要です。
電子取引データの保存期間
法人の場合、電子取引データを含む帳簿書類の保存期間は、確定申告書提出期限の翌日から7年です。ただし、欠損金の繰越控除を受ける場合は、保存期間が10年に延長されます。保存期間の起算点は、確定申告の提出期限の翌日から始まります。
適切に電子取引データ保存がされなかったときの罰則
電子取引データを適切に保存できなかった場合、ただちに罰則が適用されるわけではありません。ここでは、受ける可能性のある罰則について解説します。
青色申告の承認取り消し
帳簿書類を提示しない、保存要件に従っていないなどの場合、青色申告の承認を取り消される場合があります。改正電子帳簿保存法の施行により、電子取引データを保存せず書面で保存しても、青色申告の承認が取り消されたり、経費が認められなくなったりするわけではありません。
追徴課税
電子取引データの改ざんや隠ぺいなどが発覚した場合、重加算税の対象となる可能性があります。また、電子取引データ保存のルールを守らないと不備のリスクが高まり、申告漏れが悪質と判断されると、税額とペナルティが追加で課税されることもあります。
会社法による罰則
電子取引データの保存には、電子帳簿保存法だけでなく、会社法も遵守する必要があります。法人の場合、保存要件の違反などで最大100万円の罰金が科せられる可能性があるため、注意しましょう。
まとめ
改正電子帳簿保存法の施行により、2024年1月1日から電子取引データの保存が「義務化」となりました。これまでExcelでの請求書作成はミスが発生しやすかったものの、電子化により請求業務の効率化やコスト削減など、多くメリットが得られるようになりました。
クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、見積書から請求書までをクラウド上で作成・共有できる、クラウド型請求管理サービスです。インボイス制度や改正電子帳簿保存法にも対応しています。
業務効率を大幅に向上させ、請求日から入金予定日までを可視化します。また、ワンクリックで印刷、封入、投函も完了できるため、手間を大幅に削減します。
メイクリープスを活用して請求書の発行を電子化することで、郵便料金値上げの影響の回避が可能です。ぜひご検討ください。
