請求書の発行日を決める方法は？発行するタイミング、再発行するときの対応も解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。請求書を作成する際には、発行日を記載することが望ましいとされています。なぜなら、取引先にとって請求書の発行日は債務が確定した日を表すためです。この記事では、請求書の発行日を決める方法や発行するタイミングについて解説します。他にも、請求書を再発行する際の対応や、インボイス制度に必要な書類などについても解説するので、ぜひ参考にしてみてください。

請求書は発行しなければならない？

請求書とは、商品を販売したりサービスを提供したりした際に、契約内容に応じて取引先へ対価を請求するために発行される書類です。このとき、必ずしも請求書を発行しなければならないと法律で義務付けられている訳ではありません。しかし、一般的に企業同士の取引においては請求書が作成・発行される場合がほとんどです。なぜなら、請求漏れや契約に対する認識の相違など、トラブルが発生するのを予防するためです。

請求書を発行すべき理由

先述したとおり、請求書の発行は義務ではありません。しかし、発行すべき理由があります。ここでは2つの理由を解説します。

税法上の証憑書類となるため

請求書は、取引や契約が成立したことを立証できる書類です。税法上の証憑書類であるため、税務調査が入った場合に証明書として提出できます。また、トラブルがあった際の「裁判の証拠書類」としても提出可能です。請求書には、入金額と支払い期日が記入されているため、金銭の流れを明確に管理できるためです。

トラブル防止のため

請求書を発行しておくと、金額や支払い時期などに齟齬があり、トラブルが発生したときの証拠になります。「注文したものと違う商品が到着した」「事前に決めたサービスと異なる」など、認識違いによるトラブルが発生することもあります。口頭では「言った・言わない」の問題が生じるため、書類に残すことが重要です。

請求書の発行日を決める方法

請求書の発行日は、請求書を発行した日付そのままではなく、取引先の締め日や納品日に合わせるのが一般的です。企業同士の取引の多くは掛売方式であり、一定期間に発生した取引をまとめて締め日に請求します。そのため、実際に取引が終了した日ではなく、債権が発生する日である締め日や納品日を請求書の発行日とするケースが多く見られます。【請求書送付先の企業が月末締めだった場合】 

納品日：12月15日請求書の発行日：12月31日

発行日の記載がないと、請求対象の取引が分からないなど、受領側での混乱につながる可能性があるため、記載するのが望ましいといえます。

請求書を発行するタイミングは？

請求書を発行するタイミングは、基本的に納品が完了したときか納品後のいずれかです。原則として、商品やサービスを提供した際や、納品が完了する前に発行することはありません。しかし、前払金や着手金を受領するという契約内容の場合は、例外として納品前でも請求書を発行することもあります。請求書の発行時期に関する明確な基準はありませんが、取引相手に日時を指定されていたら間に合うように調整しましょう。

再発行する場合も発行日の変更は必要ない

紛失や未到着など、何らかの理由で請求書を再発行する場合は、以前の請求書に記載していた発行日から日付を変更しないのが一般的です。同じ内容でも発行日を変えて請求書を発行してしまうと、後になって元の請求書が見つかった際に混乱を招きかねないためです。具体的なトラブルとして、受け取り側がそれぞれの別の請求書と誤って認識して二重支払いをしてしまったり、内容の改ざんや架空取引などが疑われたりすることが挙げられます。

請求書の項目・書き方

請求書に記載すべき項目と、その書き方をそれぞれ解説します。

宛名

請求書の宛名には、書類の交付を受ける事業者の会社名、氏名、名称、屋号などを記載します。会社名には「御中」、個人名には「様」と敬称をつけましょう。宛名に続けて、郵便番号と住所を順に記載します。

請求書の発行日

請求書の発行日は、基本的に請求書の発行日を記載します。ただし、形式として決められているわけではありません。一般的には、事前に確認した締め日を記載します。請求が発生した日付を記載する場合もあるため、事前に確認しましょう。

取引内容

取引内容には、商品名、単価などを記載します。取引ごとの内容がわかるように詳しく記載することが重要です。取引内容が多い場合、数量については「一式」と記載する方法もあります。

小計・消費税・合計金額

小計の欄には税抜金額、消費税の欄には税額を記載します。合計の欄には、小計と消費税を合算した額を記載します。消費税は、取引対象により10％の税率と8％の税率に分かれるため注意が必要です。8%の軽減税率が適用されるものには、その旨を記載しましょう。

請求書を発行する事業者の情報

請求書を発行する事業者の情報として、会社の場合は「会社名」「住所」「電話番号」「担当者名」を記載します。個人事業主やフリーランスの場合は、「氏名」または「屋号」とともに「住所」「電話番号」を記載しましょう。適格請求書発行事業者の場合、登録番号も忘れずに記載します。

振込先

入金を希望する振込先の「金融機関名」「支店名」「口座種別」「口座番号」「口座名義」を、記載します。その際、名義はカタカナで書きます。継続して取引をしている相手先であっても、振込先は毎回書くようにしましょう。

請求書を発行する方法

請求書を発行する方法は主に2種類あり、「都度方式」と「掛売方式」です。都度方式は、取引1回ごとに請求書を発行します。掛売方式は、締め日に一括して請求書を送付します。取引の回数が多い企業間なら、1回ごとに請求書を発行する都度方式よりも、掛売方式が採用されることがほとんどです。ただし、掛売方式は商品やサービスを提供してもその場で対価が払われる訳ではないため、お互いに信頼関係を構築してから実施します。

発行した請求書は保存義務がある

請求書を含む国税関係の帳簿書類には、保存義務が課せられています。法人の場合は、事業年度における確定申告書の提出期限の翌日を起算日として、7年間保存しなければいけません。また、見積書や契約書、納品書なども、税法で保存義務が課せられている書類として挙げられます。いずれも事業をする上で作成や利用する機会が多い書類なので注意しましょう。参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

電子請求書の保存方法

紙で受領した請求書は原則として紙での保存が必要となります。しかし、2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法にて、紙で受領した書類の電子データ保存に関する要件が緩和されました。これにより、従来よりも書類の電子データ保存に取り組みやすくなったと言えます。参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

請求書を発行するときの注意点

請求書を発行する際に気を付ける点を2つに分けて解説します。

請求書の情報が正確に伝わるように配慮する

請求書は、決められたフォーマットや書き方はありません。ただし、取引先に伝えるべき情報を正確かつ、わかりやすく伝えるために、書き方に配慮しなければなりません。例として、金額の書き方を統一したり、西暦と和暦を分けたりすることが挙げられます。

個人事業主は源泉徴収税の有無を確認する

個人事業主が請求書を発行する場合、報酬によっては、所得税の源泉徴収が義務付けられています。一例として、原稿料や講演料が挙げられます。受け取る報酬に源泉徴収が発生する場合、請求書は、源泉徴収額を含めて作成しましょう。源泉徴収された所得税額は、確定申告をすれば還付金として受け取れます。

インボイス制度開始後、請求書の発行方法は変わる？

2023年10月1日から開始されたインボイス制度によって、請求書の発行方法に関してさまざまな変更が起きます。従来必要だった項目に加えて、以下の項目が記載を求められます。・適格事業者の登録番号 ・税抜価額または税込価額を税率ごとに区分した合計額および適用税率 ・消費税額等インボイス（適格請求書）を発行するためには、適格請求書発行事業者への登録が必要です。適格請求書発行事業者登録をしていない免税事業者の場合は、インボイスの発行ができません。インボイスを発行できない場合、取引先は仕入税額控除が適用されないため、インボイスの登録の有無で今度の取引に影響が出ることが予想されます。

インボイス制度に対応するために必要な準備

インボイス制度に対応するためには、さまざまな準備が必要です。下記では、それぞれの立場別に具体的な準備について解説します。

インボイスを交付する側の準備

インボイスを交付する側の準備として挙げられるのが、適格請求書を発行できるよう体制を整えることです。具体的には、適格請求書発行事業者への登録と、適格請求書の発行や写しの保存義務に対応したシステム・フォーマットの用意などが挙げられます。適格請求書発行事業者への登録は、所轄の税務署やe-Taxで行います。そして、これまで交付している請求書をどのように見直せばインボイスになるか検討しましょう。使用している販売管理システムやフォーマットを、適格請求書に対応している物にすれば準備は完了です。

インボイスを受け取る側の準備

インボイスを受け取る側には、適格請求書類と適格請求書ではない請求書類を区分して管理する体制の構築が求められます。免税事業者や請求書発行事業者以外から課税仕入れを行った場合は、仕入税額控除の適用が原則として不可能になります（免税事業者からの課税仕入の一定割合が控除できる経過措置あり）。そのため、帳簿への記載する際に区分できるようにしたり、仕入税額の計算方法を工夫したりして、課税事業者と免税事業者の課税仕入れを区分けしましょう。

請求書発行を効率化する方法

請求書の発行は必要な業務ですが、手間がかかります。請求書発行を効率化する方法を知っておきましょう。

請求書発行システムを導入する

請求書発行システムは、品目や税率などを入力すれば、簡単に請求書を作成できるシステムです。請求書発行のほか、送付に関連する業務の効率化もできます。クラウドソフトであれば、インボイス制度や改正電子帳簿保存法といった最新法令にも自動対応できます。

代行企業に外注する

請求書は、ミスなく処理するスキルが求められます。企業の規模によっては、発行する請求書の枚数も多く、請求書発行業務は心身ともに大きな負担になりかねません。請求書の作成や発行といった業務を代行会社に外注することで、業務の削減につながるでしょう。代行業者の例として、請求代行業者や経理事務所、税理士事務所などが挙げられます。代行業者を利用する場合、費用が高額になりやすい点には、注意しましょう。利用料に、人件費が含まれるためです。

請求書を発行するなら、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の利用がおすすめ

請求書を発行したいなら、クラウド型請求管理サービス「メイクリープス」の利用を検討してみてください。下記で詳細を解説します。

「メイクリープス」とは

メイクリープスとは、クラウド型請求管理サービスです。請求書・見積書などを筆頭に9種類の書類が簡単に作成できたり、それらをWeb上で一元管理できたりすることが可能です。請求業務の効率改善に貢献し、従来の請求業務にかかっていた時間を約80%削減した事例もあります。

「メイクリープス」の特徴

メイクリープスの特徴として挙げられるのが、操作性に優れている点です。システム上で簡単に請求書が作成できるため、ミスが発生するのを予防します。また、ワンクリックで、請求書をメール送付・郵便代行などで送付できるため、人的リソースを大幅に削減できるでしょう。

請求書発行に関するよくある質問

請求書発行に関して頻出する疑問について、代表的な2つを取り上げて解説します。それぞれの詳細は下記の通りです。

請求書の発行日はいつ？

請求書の発行日は、納品が完了した日か、完了した日よりも後に設定することが一般的です。掛売方式の場合は、あらかじめ定められている締め日になることが一般的です。都度方式なら、納品完了日が発行日となる場合がほとんどです。請求書を作成した日が発行日と勘違いされやすいため、注意しましょう。

請求日と締め日の違いは？

請求日と締め日は意味が異なるため適切な使い分けが必要です。請求日とは、請求書を発行する日を指します。実際に取引が終了した日だけに限らず、債権が確定した日として用いられます。締め日は、取引先が定めた請求期間の最終日です。期間の長さは1か月とすることが最も一般的であると考えられます。

まとめ

請求書は複雑な要素が多く、手動で作成するとミスや間違いが起こりやすいため、細心の注意を払いましょう。そこでおすすめしたいのが、クラウド型請求管理サービス「メイクリープス」です。クラウド上で簡単に請求書の作成や共有ができるため、請求書に関わる各種業務の効率化が図れます。また、作成した書類はワンクリックで印刷・封入・投函まで完了します。請求書に関する業務のミスを減らして、効率的に対応したいと考えている企業の方は、ぜひメイクリープスの利用を検討してみてください。サービス紹介資料をダウンロードする（無料）