kintoneで請求書を簡単に作成・発行する方法とは？3つの方法を詳しく解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。kintone（キントーン）を活用して、顧客管理や案件管理等の業務を効率化する中で、請求業務にかかる負担も一緒に削減していきたいと感じられたことはありませんでしょうか？kintoneを活用して、さまざまな分野の業務はデジタル化できているものの、請求書の作成や発送業務はアナログのままで多くの時間を割いている、というお声もよく耳にします。本記事では、kintoneを活用し、請求業務にかかる負担を削減する方法を3点紹介します。この記事を通じて、自社に合った請求業務を効率化させる方法をイメージいただければ幸いです。

kintone（キントーン）とは？

kintone（キントーン）とは、累計30,000社以上が導入するサイボウズ株式会社のクラウドサービスです。顧客案件管理から交通費申請、日報やプロジェクト管理、受発注管理など、あらゆる用途の業務システムを作成できるのが特徴です。

kintoneを活用して解決できる請求業務のお悩み

kitnoneと「拡張機能（プラグイン）」や「連携サービス」を活用することで、以下のような請求業務のお悩みを解決することができます。

• 営業と経理で情報が連携できておらず、請求書作成の負担が大きい…
• 印刷・押印・封入などの郵送作業に多くの時間を割いている…
• インボイス制度や電子帳簿保存法に負荷をかけずに対応したい…

ここからは、kintoneをベースに請求業務のお悩みを解決する方法を解説していきます。

kintoneを使って請求業務の負担を削減する方法

本章では、kintoneを使って請求業務にかかる負担を削減する方法を解説していきます。まず結論として、以下3つの方法があります。

1.   kintoneのデータをもとに表計算ソフトに転記して請求書を作成
2.   kintoneの帳票作成プラグインを活用
3.   kintoneと請求書発行サービスを連携

上記3つの方法について、それぞれ解説していきます。

1.kintoneのデータをもとに表計算ソフトに転記して請求書を作成

まず1つ目の方法は、kintoneのデータをもとに表計算ソフトに転記して請求書を作成する方法です。具体的には、表計算ソフトにて請求書フォーマットを準備し、kintone上のデータを参照しながら、表計算ソフトにて情報を転記していきます。この方法のメリットは以下の通りです。

• 表計算ソフトさえあれば、今すぐに始められる
• 帳票のレイアウトが自由に設定できる
• ソフトの利用にかかる費用は比較的小さい（人件費等、その他の費用は除く）

一方、以下のような点が課題となります。

• 手作業による転記が必要なため、作業の負担が大きい
• 転記によるミスが発生する可能性があり、確認作業の負担も大きい
• インボイス制度など請求業務に関連する法律には独自の運用で対応する必要がある

このように、表計算ソフトさえ利用できれば、少額の投資ですぐに始めることができる方法になります。しかし、手作業が多く残ることから、作業負荷や人的ミスの発生という観点では多くの課題が残る方法と言えるでしょう。

2.kintoneの帳票作成プラグインを活用

続いて2つ目の方法は、kintoneの帳票作成プラグインを活用して、請求書を作成する方法です。帳票作成プラグインとは、kintone内で作成・登録したデータをもとに、請求書や見積書などの帳票を作成できるサービスです。この方法には以下のようなメリットがあります。

• kintone内のデータを手作業で転記する必要がない
• 手作業によるミスが発生する可能性が低く、確認作業の負担が減る
•  現在利用中のフォーマットに近しい帳票を作成できる可能性がある

一方、課題となる点は以下の通りです。

• 表計算ソフトよりも利用料が高くなる可能性がある
• インボイス制度など請求業務に関連する法律には独自の運用で対応する必要がある
• 帳票作成プラグインのみでは、郵送作業にかかる作業負荷を削減することができない
• 請求後の入金管理にかかる作業負荷を削減することはできない

このように、帳票作成プラグインを利用することで、請求書作成にかかる作業負荷や人的ミスの発生リスクを減らすことができます。一方、表計算ソフトと同様、インボイス制度や電子帳簿保存法への対応、請求書作成後の郵送や入金管理にかかる負担の削減といった観点では課題が残る方法となります。

3.kintoneと請求書発行サービスを連携

最後3つ目の方法は、kintoneと請求書発行サービスを連携させ、請求書を作成する方法です。請求業務を管理できる専用サービスと連携することで、帳票作成だけでなく発送や入金管理など関連業務もカバーすることが可能です。またインボイス制度、電子帳簿保存法などの法律に準拠していることが多いため、法律への確実な対応という面でも安心です。 この方法のメリットは以下の通りです。

• 請求業務の専用サービスであることから、帳票作成の負担を大幅に削減できる
• インボイス制度や電子帳簿保存法に対し、少ない負担で確実に対応できる
• 帳票作成のみならず、負担の大きい郵送作業や入金管理まで一連の業務を効率化できる

 一方、課題となる点は以下の通りです。

• 表計算ソフトよりも利用料が高くなる可能性がある
• サービスと連携させるにあたり、一定の作業が発生する

このように、請求業務の専用ソフトである点から、帳票作成・郵送作業・入金管理まで、手間のかかる請求業務の負担をまとめて削減でき、変化する法律へも確実に対応できる点がメリットになります。一方、2つ目の方法である帳票プラグインと同様、表計算ソフトよりも利用料自体は高くなる可能性があるという点は確認が必要です。ここまで、kintoneを使って請求業務の負担を削減する3つの方法を紹介してきました。それぞれの方法にメリット・デメリットがありますが、帳票作成の負担削減、法律への確実な対応、請求業務全体の効率化という観点から、最もおすすめなのは3つ目に紹介した「請求書発行サービスと連携させる」方法です。サイボウズ株式会社のホームページに、kintoneと連携できる請求書発行サービスが紹介されていますので、こちらも参考にしていただけますと幸いです。 

kintoneユーザーにおすすめ！クラウド請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」

ここからは、kintoneと連携できる初期費用無料の請求書発行サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」を紹介します。ぜひ候補の1つとしてチェックされることをおすすめします。

MakeLeaps（メイクリープス）とは？

「メイクリープス」は、有料契約実績5,300社を突破しているクラウド型の請求管理サービスです。請求書をはじめとする帳票の作成から発送、入金管理に至るまで、一連の請求業務にかかる負担を削減することができます。 インボイス制度や電子帳簿保存法など、最新の法令にも対応しており、安心してご利用いただくことが可能です。また、優れた操作性が評価され、グッドデザイン賞を受賞しています。誰もが直感的に操作できる使いやすい画面で、従来の業務からスムーズにメイクリープスに移行いただけます。

kintoneとメイクリープスの連携事例

以下にkintoneとメイクリープスの連携事例を紹介します。請求書や納品書の作成、発送の負担削減を目的に、メイクリープスのご利用を開始された株式会社高知林業様の事例です。 事例を確認してみる

まとめ

本記事ではkintoneユーザーが請求業務の負担を削減できる方法を3つ紹介してきました。3つそれぞれにメリット・デメリットがあるため、ぜひ自社に合った方法をご検討いただけると幸いです。記事内で紹介した「メイクリープス」をご利用いただくことで、請求業務の負担削減はもちろん、インボイス制度や電子帳簿保存法などの法律へも確実に対応することが可能です。メイクリープスのkitone連携機能や料金を紹介した資料をご用意しておりますので、kintoneを使った請求業務の効率化にご関心のある方は、まずは無料の資料をご覧ください。 無料で資料をダウンロードしてみるまた、メイクリープスとkintoneの連携に関して、ご相談がありましたら、お気軽にご相談ください。 無料で相談してみる