経理における領収書の基本｜記載項目や領収書がない場合の対応などを解説

経理の経費精算に領収書が必要な3つの理由

経理の経費精算では、領収書は必須の書類です。ここでは、必要となる3つの理由について解説します。

経費申請の内容を確認する

経理担当者は、経費申請があった場合、その内容が正しいかどうかをチェックする必要があります。正当性のある経費であるかを確認するには、領収書で使い道や金額を明確にしなければなりません。

また、経費申請の際に領収書をしっかり確認できていれば、万が一税務調査があった場合でも、経費精算の根拠として提出できます。

虚偽の申告を防ぐ

基本的に経費精算では、事業に関わる費用しか取り扱いできません。そのため、関係のない費用を経費として精算するのを防ぐためにも、領収書の確認は必要です。

領収書を発行せずに対応していると、従業員が不正に経費を申請する恐れがあります。経費精算における領収書の確認は、虚偽の申告を防ぐための必須項目です。

二重払いを防ぐ

経費精算では、領収書を確認したうえで、引き換え精算するようにしておけば、すでに支払っている経費を再度払ってしまう二重払いを防げます。

経費精算は、経理業務のなかでも細かく大変な作業です。しっかり管理しておかなければ、二重払いになってしまい、資金の計算が合わなくなる可能性があります。お金の管理を徹底するためには、領収書の確認が欠かせません。

経理が知っておきたい領収書の記載項目

経理業務で領収書を取り扱う場合、記載項目のチェックも必要です。ここからは、領収書に必要とされる6つの記載項目について解説します。

領収書であることを示す

領収書には、一般的に「領収書」と一番上に明記されています。まずは、題目がはっきり記載されている書類かどうかを確認しましょう。

また、レシートには、「領収書」という記載がないケースもありますが、領収書としても代用できます。

領収書を発行する側の名称

領収書には、発行した企業や個人についての記載も必要とされています。名称や氏名はもちろん、住所や電話番号などの所在や連絡先も記載されているのが一般的です。この項目がない場合、どこで誰宛にその金額を支払ったのかが不明瞭となってしまいます。なお、押印は任意となっているため、なくても領収書として取り扱いが可能です。

領収書を受け取る側の名称

領収書に記載されている代金を支払い、領収書を受け取った側の名称や氏名の明記も必要です。これまで、飲食店などでは宛名に「上様」と記載するケースもされていましたが、税務調査で問題視される可能性があるため、現在は推奨されません。経費精算に支障が出ないように、受取人の宛名も正確に記載してもらいましょう。

取引金額

領収書には、その取引でやり取りされた金額の記載も欠かせません。発効後に金額を改ざんできないように、以下のような決まりがあります。

・金額の頭に、「￥」または「金」を記載する
・3桁ごとに、「，」をつける
・金額の末尾に、「-」または「也」を記載する
・空欄にはしない

また、取引金額が5万円を超える場合は、「収入印紙」の貼付と消印が必要です。収入印紙が必要かどうかの判断は、消費税別の金額で判断されます。ただし、クレジットカード払いの場合は、金額に関わらず収入印紙は不要です。

取引金額における消費税は、一般的に、別途税率と共に記載されます。税抜き金額なのか、税込み金額なのかは、内訳でチェックしましょう。

取引年月日

その領収書がいつ発行されたものなのか分かるように、取引年月日の確認も必要です。西暦・和暦は問いませんが、「令和6年」を「R6」にするなど、和暦の略称は認められないので注意しましょう。

取引内容（但し書き）

領収書には、領収金額が何に使われたものなのかが分かるように、但し書きの記載も必要とされています。「文具代」や「飲食代」など、具体的な記載が必要です。

「商品代」や「品代」など、明確ではない但し書きだと、信憑性が低いと判断されるケースもあるので注意しましょう。

領収書が発行されない経費の精算

領収書は、紛失やもらい忘れなどで用意できないケースだけでなく、そもそも領収書が発行されないケースもあります。領収書が発行されない代表的なケースは、以下の3つです。

交通費

電車やバスなどでは、その都度領収書を発行してもらうのは困難です。電車やバスなど、交通費の経費精算が発生する場合は、社内規程で領収書不要と定めたうえで、「交通費精算書」などのフォーマットを用意するとよいでしょう。

領収書がない分、どのような内訳で交通費が発生したのか分かるように、必要事項を記載したうえで経理に提出してもらうのが無難です。ただし、長距離の移動で新幹線や飛行機などを使用するケースがあり、交通費が高額になる場合は、窓口などで領収書を必ず用意してもらいましょう。

自動販売機

自動販売機で飲み物を買って来客や取引先に差し入れした場合なども、経費として認められますが、自動販売機では領収書が発行されません。この場合、上司などが内容を確認したうえで、出金伝票で経費精算が可能です。

出金伝票の項目は、以下のように記載するとよいでしょう。

支払先：自動販売機
勘定科目：接待交際費や会議費など
摘要：「お茶〇本　××社　△名」など、詳細を記載

ご祝儀や香典

会社や事業主としてご祝儀や香典を用意するケースもありますが、一部の地域を除いて基本的には領収書は発行されません。そのため、自動販売機と同様に、必要事項を記載して出金伝票で処理する必要があります。記載例は以下の通りです。

支払先：取引先の名称や氏名
勘定科目：接待交際費
摘要：「ご祝儀」または「香典」と記載し、会場名や日時、式の内容など、詳細を記載

また、式に参列した証拠となる案内状や香典返しのあいさつ状がある場合は、保存しておくとよいでしょう。

領収書を紛失したときの対応

領収書は発行してもらっていたものの、経費精算までの間に紛失してしまったという場合は、以下の方法で経費処理が可能です。

領収書の再発行をお願いする

領収書を紛失した場合は、まずは領収書の発行者に再発行を依頼しましょう。破れたり汚れたりして詳細が分からなくなってしまった場合も、再発行依頼が可能です。再発行された領収書には、「再発行」と明記されます。

ただし、不正利用のリスクを避けるために、再発行を断られるケースがあります。その場合は強要できないので注意しましょう。

レシートで代用する

領収書がなくても、レシートがあれば経費精算できます。ただし、レシートに必要事項の記載があるか確認が必要です。

宛名の欄がない場合がほとんどですが、税務上で必要となる項目（取引の日付、発行者名、金額、金額の内訳）が記載されていれば、問題ありません。

クレジットカードでの支払いなら利用明細を提出する

もし、領収書を紛失した取引で、クレジットカードを使用している場合、クレジットカードの利用明細を領収書の代わりにできます。利用明細では、取引日時や支払先、支払った内容などの詳細が確認可能です。

経費の支払いに法人カードを使用していれば、立替も発生しないので、精算処理の手間が省けます。経費を個人のクレジットカードで支払っており、領収書がない場合は、該当の取引以外は見えないようにして個人情報の漏洩を防ぐなど、注意して取り扱いましょう。

インボイス制度と領収書

2023年10月1日から、インボイス制度がスタートしています。正式名称は、「適格請求書等保存方式」で、仕入税額控除に必要な適格請求書について定めた制度です。請求書だけでなく、納品書や仕入明細書などの取引の際に発行される書類が対象となっており、領収書やレシートなどの取引で発行されるも対象となっています。

そのため、今後は仕入税額控除を受けるためには記載事項の変更点について、しっかり押さえておかなければなりません。

インボイス制度で必要な記載項目

一般的な領収書に記載が必要な項目は先述した通りです。インボイス制度において、「適格請求書」として認められる領収書には、一般的な必要項目に加え、以下の2点の記載が必要となります。

・税率ごとの消費税額および適用税率（内訳）
・適格請求書発行事業者としての登録番号

適格請求書発行事業者としての登録番号は、事前に登録している事業者に発行される番号です。適格請求書は、事業者登録している事業者しか発行できません。

飲食店や小売業の場合、「適格簡易請求書」の発行も認められており、適用税率の記載や宛先の記載がない書類の発行が可能です。

3万円未満の取引も領収書が必要

これまで、税込3万円未満の取引であれば、帳簿の記載のみで仕入税額控除が認められていましたが、インボイス制度の導入に伴い、3万円未満の取引であっても、インボイスが保存されていない場合は、仕入税額控除が受けられません。

ただし、交通費や自動販売機からの購入などの一部の取引では、3万円未満であればインボイス不要となっています。

また、前々年度や前年度の課税売上高によっては、「少額特例」が適用されるので、確認しておきましょう。少額特例とは、2023年10月1日から2029年9月30日の間、1万円未満の取引であれば、インボイスを保存しなくても仕入税額控除が認められる制度です。

領収書の電子化が推進されている

領収書を紙のまま保存すると、紛失や劣化リスク、管理の手間などが発生するため、昨今では電子化での保存が推進されています。

領収書を含む、事業で取り扱う書類の電子保存に関して定めている電子帳簿保存法では、「電子帳簿等保存」「スキャナ取引」「電子取引」の3つの区分があり、紙の領収書は「スキャナ保存」に該当します。紙の領収書を電子化して保存する場合は、「スキャナ保存」の要件を満たすように注意しましょう。

電子領収書を印刷しての保存はできない

インターネットでの物品購入や、取引先から電子取引データで領収書を受け取った場合など、そもそも電子的に受け取った領収書は、電子保存することが義務化されています。電子領収書を印刷して紙媒体で保存することはできません。

領収書を電子化して入れば、経理業務の効率化にもつながります。経費精算システムの導入など、電子取引データでの保存ができるよう、環境を整えておくとよいでしょう。

まとめ

どの事業者であっても、経費は発生します。そのため、インボイス制度の導入など、経理業務における領収書の取り扱いは、より一層慎重さが重視されるようになりました。また、領収書を発行する側にも、インボイスや電子化への対応が求められています。

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