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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
会社の経理業務において、「消込」作業を負担に感じられている方も多いのではないでしょうか？教えてもらった従来からのやり方を継承し、1件1件の処理に多くの時間をかけて消込作業を行ってる経理担当者が大変多くいらっしゃいます。
一方で、消込作業はその問題点と課題を理解して効率化を図ることで、業務にかける時間を短縮できる可能性があります。本記事では、消込業務の基本と効率化の方法を解説するので、ぜひ参考にしてください。
消込とは？
消込の問題点を把握して効率化を図るには、まずその概要を知る必要があります。
以下を参考に、消込の基本から確認していきましょう。
消込とは「売掛金」を消去する作業
消込とは、経理の帳簿に「売掛金」で記録していた金額を、入金が行われ次第消去していく作業のことを指します。一般的に「BtoB取引」において基本となる「掛取引」の処理において、必要とされる経理業務です。
代金が入金されたときに行う消込を「入金消込」、代金を支払ったときに行う消込は「支払い消込」と分類されます。各種消込の種類と分類方法を理解することが、消込業務を行うためには欠かせません。
実際に販売管理に入力する際には、明細消込や伝票消込があり、明細消込を採用する物販関連の企業は、作業が大変になると予想されます。
入金消込と支払消込
代金が入金されたときに行う消込を「入金消込」、代金を支払ったときに行う消込は「支払い消込」と分類されます。各種消込の種類と分類方法を理解することが、消込業務を行うためには欠かせません。実際に販売管理に入力する際には、明細消込や伝票消込があり、明細消込を採用する物販関連の企業は、作業が大変になると予想されます。
消込の基本的な流れ
消込の基本的な流れとしては、まず通帳やネットバンキングなどの記録をチェックし、取引先からの入金額と帳簿上の売掛金を照らし合わせます。それぞれの金額に問題がない場合、帳簿に記録した売掛金データを消去することで、消込業務は完了です。
消込はこのように人の目を通して行われるため、正確な確認が必要となります。また、販売管理を導入している場合と、会計に直接入力する場合では、いくつか違いがあります。
販売管理の場合は、売掛帳の管理が販売管理システムで行われます。そのため、得意先ごとの売掛残高に対しての入金額を入力する必要があり、最終的に販管理から出力した仕訳データを会計に取り込むことで売掛金の消込処理が完了するのです。
会計システムで売掛管理を行う場合は、勘定科目の売掛金と現金との相殺仕訳を入金確認時に切ります。得意先は補助コード等で指定することが多くなるでしょう。
消込業務の重要性
消込業務は経理業務のなかでも、非常に重要な仕事のひとつです。
以下からは、消込業務の重要性について解説します。
代金が未回収の案件を把握できる
消込業務をきちんと行う体制が作れていれば、代金が未回収の案件を放置するミスを防ぐことができます。
定期的に消込業務をする環境が経理部に確立されていれば、期限内に入金されていない案件をすぐに発見できるでしょう。
代金未回収の案件が長期間放置されていると、企業に損失を招く重大な問題に発展してしまいます。
そのため消込業務は代金回収の基本的な手段として、会社に欠かせない重要な作業となっているのです。
入金額に間違いがないことを確認できる
消込業務を行うことで、実際の入金額に間違いがないことをしっかりと確認できます。
会社としての売上を正確に計上するためには、必須の業務となるでしょう。
仮に入金の額に間違いがあった場合、すぐに相手企業へ連絡ができます。原因特定のためにすぐ動けるため、問題をスピーディに解決可能です。
間違った催促で相手企業からの信用を失うことを防げる
消込業務がしっかりと行われていないと、入金済みの相手企業に対して催促をしてしまう可能性があります。こちらの落ち度による二重催促は、信用問題につながる重大な事案です。
相手企業と今後良好な関係を継続していくことが難しくなるケースも考えられるため、消込業務を確実に行う体制づくりが経理には求められます。
消込業務の現状
消込業務のやり方は企業ごとに自由に設定できますが、一般的に使用される環境や流れは決まっています。
以下からは、消込業務における現状について解説します。
エクセルなどアナログな形式が主流
消込業務は、エクセルなどアナログな環境で行われているのが現状です。多くの会社では経理のパソコンにインストールされているエクセルを使って、人の手によるチェックが行われています。
エクセルは誰でも簡単に使いはじめられる点や、関数やフィルタリング機能などを活用することで便利に扱えるメリットがあります。しかし、目視による確認や専門知識の必要性など、問題点も多く存在するのが現状です。
銀行振込の場合ミスが発生しやすい
会社同士の取引の決済には、「銀行振込」が利用されることが多いです。この銀行振込も簡単に入金が行えるなどのメリットを持つ反面、振込人カナの入力ミスや入金額の間違いなど、消込業務に関係する多くの問題が発生しやすいという課題を抱えています。
消込業務を行う際には、帳簿の内容と銀行からの振込内容をしっかりと照らし合わせて、間違いがないことを確実にチェックする必要があります。しかし、どうしても人間の集中力には限界があるため、ケアレスミスで消込業務を間違うリスクは常につきまといます。
Excelの項目と振込のミスや、販売管理システムにおける振り込みミスなどがあります。
販売管理システムの場合、入金伝票として起票しますが、消込は結局手動で行います。システムがあるからと言って、入金金額に差異が発生した場合には、先方に問い合わせを行うなどが必要になります。
消込業務における課題
消込業務の現状には、さまざまな課題があると認識されています。以下からは、消込業務における具体的な課題を解説します。
人為的なミスが起きやすい
現状の消込業務ではエクセルへの登録ミスや数字の確認間違いなど、ヒューマンエラーによるトラブルが発生しやすいです。人間がメインで行う作業になっている点が、消込業務の課題のひとつに挙げられます。
振込名義人名と売掛帳の法人名を対比して管理する部分が煩雑になり、ミスの原因となることがあります。
人為的なミスは発見が遅れがちになるため、対処が後手に回るリスクがあります。経理では消込業務における「よくあるミス」を共有して、注意を促すなどの対応が求められるでしょう。
会社の規模が大きくなると、個別に対応すべき案件も増え消込業務の負担が大きくなる
会社の規模が大きくなって取引先の企業が増えると、個別に対応すべき案件も増加します。
案件数が増えれば消込業務も忙しくなるため、これまで以上に多くの時間を取られる可能性もあるでしょう。経理部の負担が増加する原因になり得ることから、会社の規模を大きくしていく際には消込業務の効率化も必要となります。
消込業務は属人化しやすいため、担当者の転職でトラブルに発展しやすい
消込業務は実際に経験していくほど、問題の特定や対応方法の選択がスムーズになります。逆に言うと作業が属人化しやすく、個人の能力や知識に頼らざるを得ないケースが増える業務だと言えるでしょう。
そのため万が一消込を担当していた社員が転職すると、業務が立ち行かなくなったり、新人経理がなかなか消込業務を覚えられなかったり、といったデメリットにつながります。
担当者の精神面に大きな負担がかかる
消込は、担当者の精神面の負担が大きい業務です。経営に直接影響があり、ミスやトラブルを起こしやすいためです。複雑かつ手間のかかる作業に追われる担当者は、多くのストレスを抱えています。
資金繰りが悪化する可能性がある
消込のミスをそのままにしておくと、本来回収できるはずの現金が手元に入らず、資金繰りが悪化することがあります。入金がされていないことが発覚し、取引先に問い合わせたところ、財務状況が悪化していることが発覚するも、そのまま貸し倒れになる例は珍しくありません。
消込作業で起きがちなミスの例
消込作業は人手による業務のため、ミスが起こることがあります。作業中に起きることが多いミスの例を事前に把握しておきましょう。
請求額と入金額に差額が発生した
請求書に記載された金額と実際の入金額が異なるミスが発生することがあります。その原因として、以下の例が考えられます。
・端数切り捨て・切り上げなどの消費税による差額が出た
・複数に分かれている請求をまとめて入金した
・振込金額を間違っていた
入金予定日に入金がない
入金予定日に入金がないミスも、起こりうるミスの1つです。その原因として、以下が考えられます。
・請求書を紛失した
・入金予定日を間違っていた
・社内の対応が漏れていた
消込漏れがあった
消込漏れは、締め日に集中する傾向があります。消込漏れが起こる原因として、以下のものが挙げられます。
・銀行振り込みをした取引先を間違えた
・複数の入金予定日があり、混乱が生じた
消込業務における注意点
消込業務を行う経理部は、事前に注意点を把握しておく必要があります。以下を参考に、どのような注意点があるのかを確認しましょう。
経理環境の整備を考える
消込業務を行う際には、経理の環境を従来のシステムのままで放置しないことがポイントです。新しいシステムや環境を積極的に導入してDX化を図り、現状の課題を解決していくことが必要とされます。
古いシステムを使って消込業務を継続している場合には、まず環境整備を検討してみましょう。
ミスの原因を特定しておく
経理は会社の資金を取り扱う部署であるため、消込業務における些細なミスが大きな問題に発展することも珍しくありません。仮に消込業務でミスが発生した場合、その原因を速やかに特定し、対応策を考える時間を作る必要があります。
消込業務のミスは、専用システムの導入によって原因を取り除けることが多いため、問題が顕在化している場合には新しいシステムを使うことがおすすめです。
消込業務を効率化する方法
消込作業は、ミスやトラブルが多く担当者にとって大きな負担になる業務です。効率化する方法を知り、業務負担を減らしましょう。
システムを導入する
消込業務に専用システムを導入すると、データをエクセルへ転記する作業や、売掛金と入金データを目視で確認する作業などが自動化できます。そのため、ミスや属人化の防止も期待できるでしょう。入金状況をリアルタイムで確認できるため、財務や経営の状態を把握しやすくなるメリットもあります。
代行サービスを利用してアウトソーシングする
請求から代金回収までの業務を代行してくれる決済代行サービスを利用して、消込業務をアウトソーシングする方法もあります。代行サービスのサービスは、幅広い選択肢があります。さまざまな支払い方法に対応しているため、取引先にとってもメリットがあるといえるでしょう。
消込業務の効率化にはシステムの導入がおすすめ
消込業務における課題の解決や効率化を目指すのなら、専用システムの導入を検討しましょう。
以下からは、消込業務を支援する専用システムを導入することによって、どのようなメリットがあるのかを解説します。
消込業務を自動化して手間を減らせる
消込業務に関する専用システムを導入することで、金額の照らし合わせと消込を自動化できます。従来は必須だった消込業務における手間を削減できるため、作業時間を別のことに充てられるのが特徴です。
例えば、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」なら、見積書や請求書の発行および、印刷などもワンクリックで済ませられるため、経理業務全体を効率化できます。また、振込名義人名の特定などと対比して「メイクリープス」では推測できます。消込業務以外にも経理部に課題がある場合には、「メイクリープス」のような複合システムの導入がおすすめです。
請求日から入金予定日までのスケジュールを可視化できる
消込業務を支援するシステムを活用すれば、取引企業ごとの請求日から入金予定日までのスケジュールをそれぞれ管理できます。仮に入金期日を過ぎている未回収の案件があっても、すぐに見つけて対処ができるでしょう。
「メイクリープス」では請求日と入金予定日を可視化できるため、誰でもスケジュールの管理が行えます。
状況を簡単に把握できるため、消込業務にかける時間を短縮可能です。
銀行口座情報をアプリで一元管理できる
消込業務の専用システムには、銀行口座の入金情報やカード決済情報などを紐づけることで、アプリによる一元管理が可能なものもあります。わざわざ銀行ごとに通帳を確認する手間を省くことができ、まとめて入金状況と金額を照らし合わせて間違いの有無をチェック可能です。
「メイクリープス」ならアプリによる一元管理に加えて、銀行口座の入金情報を自動で取り込み、ワンクリックで入金消込が行える機能もあります。パソコンの前にいながら作業を行えるため、ほかの経理作業を中断せずに消込業務を済ませられます。特に、「メイクリープス」は伝票単位での消込に特化したUXを搭載しているため、使いやすく、ミス防止にもつながるでしょう。
ミスを減らせる
消込業務に専用システムを導入すると、手作業によるミス防止につながります。売掛金や買掛金、分割払いの残高などを自動で入力してくれるためです。ミスが減ることで信用されやすくなり、資金繰りの悪化が生じるリスク軽減が期待できるでしょう。「メイクリープス」なら、テンプレートへの入力で書類作成ができるため、転記ミスや入力ミスを防げます。
属人化を避けられる
システムに入力したりデータを閲覧したりする場合に、専門的な知識は必要ありません。直感的な操作で、誰でも入金消込に対応できるようになります。社内で同じ管理画面を共有することも可能
です。「メイクリープス」では、作成、送付、消去など操作履歴を管理できます。そのため、複数のユーザーが共同作業した場合の属人化防止にも役立てられるでしょう。
他の業務も改善できる
システムは、さまざまな種類があり、有する機能も多岐にわたります。機能を有効活用することで、他の業務負担の改善にもつながるでしょう。「メイクリープス」では、消込業務のほか、インボイス制度や英語、外貨に対応した書類の作成、データの一括アップロード、セキュア送信によるデータの送付、銀行口座の入金情報の連携、売り上げレポートなどさまざまな機能を兼ね備えています。
まとめ
消込業務は経理にとって、そして会社にとって非常に重要な作業となります。いかに消込業務を効率化できるかが、会社に大きな影響を与えることにもなるでしょう。
消込業務の効率化や課題解決を目指すのなら、複数の機能で入金消込を効率化できるクラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の導入がおすすめです。見積書から請求書まで、クラウド上での作成が可能で、ワンクリックで印刷・封入・投函まで完了します。請求日から入金予定日まで可視化できるため、消込作業で起きるミスや消込漏れを防げるでしょう。
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