エンジニアのイベントプラットフォーム「TECH PLAY」が経理作業を効率化できた理由

「面白そうな勉強会が簡単に見つかればいいのに！」

そんな想いに応えるべく、テクノロジーに関わるイベント・勉強会・講演会・交流会・カンファレンス・セミナーなどの情報を集約してウェブ掲載している「TECH PLAY（テックプレイ）」。運営しているのは、人材サービスを手掛けるパーソルキャリア株式会社（旧インテリジェンス）だ。

「TECH PLAY」は、情報サイトと連携してIT関連のイベントやエンジニアのコミュニティ形成を支援するための場「TECH PLAY SHIBUYA」や、”短期間”で”即戦力”として活躍できるIT人材を育成するためのプログラム「TECH PLAY Academy」、エンジニアと企業の出会いを支援する「TECH PLAY Career」など多岐にわたるサービスを展開している。

今回は「TECH PLAY」責任者 鳴釜優子（ナルカマユウコ）様に、事業が拡大していく過程で「MakeLeaps（メイクリープス）」を選んだ理由と、導入後の改善例などを熱い想いと共に伺いました。

エンジニアが活躍できる社会を作るために

「TECH PLAY」は、どのようなサービスを展開しているのですか？

「TECH PLAY」は、転職サービス「DODA」をはじめとした様々なHR（ヒューマンリソース）事業を展開しているパーソルキャリアが運営しているIT業界向けのサービスです。

時代の流れと共にエンジニアの価値がますます高まってきた背景から、スキルアップに必要なIT勉強会やイベントなどの情報を提供しようと考えて、2014年に新規事業として立ち上げました。

「TECH PLAY」のウェブサイトはイベントの管理・運営や集客などができる情報プラットフォームになっています。自社で開催するイベントだけではなく、他社のイベントサイトの情報もピックアップして掲載しています。

この豊富なイベント情報の中から、事前登録した利用者の方がイベントカレンダーで、行きたいイベントをチェックすることができます。技術分野やテーマ、イベント形式などの様々なタグの中から、マイページ設定で「お気に入りタグ」に登録し、自分にあったイベントを探すこともできるので、カスタマイズされたような使い心地で利用していただくことができますよ。

イベントスペース「TECH PLAY SHIBUYA」も運営されているんですよね

はい。エンジニアの方々がオンラインだけではなく、オフラインでもつながることができる場として「TECH PLAY SHIBUYA」を、2015年8月にオープンしました。

エンジニア向けのイベントや勉強会・講演会・交流会・カンファレンス・セミナーなどを、わたし達が自社で企画もしていますし、企業やエンジニアコミュニティなど幅広いクライアントが利用できるスペースとして会場貸出しもしています。

例えば、数百名以上で利用できるイベント会場を探していたり、オフィスは国内に持っているけれど立地の良い渋谷で探しているという方もいらっしゃいます。それに、イベントはしたいけれどノウハウが少なく企画から運営までをサポートして欲しいとご依頼をいただくこともあります。パーソルグループとしてはHR事業が主軸ですが、「TECH PLAY」のクライアントは企業の人事部門だけではなく、PRやマーケティング部門が利用したり、利用イベントのケースも会社のキックオフや海外来客の際にスタートアップが利用するなど多岐に渡っているのが特徴的だと思います。

鳴釜様の主な役割を教えてください

わたしは2006年に新卒社員としてインテリジェンスに入社し、IT業界の人材紹介の営業を担当していました。営業担当として従事している中で、リーマンショックを肌身で経験し、クリエイティブな仕事ができるエンジニアの価値が更に高まってきた時代の変化も直に感じてきました。それに伴い、もっとエンジニアが活躍する環境が作れないかと思っていたんです。

同時に悩ましくも感じていました。IT業界は特に技術トレンドが目まぐるしく変化します。そのため、インプットし続けることこそが、価値あるエンジニアであり続けるための条件とも言えます。こういった意欲の高いエンジニアの方々を、今までも多く見てきましたが「勉強したい」と声をあげた人が勉強会のホストとならざるを得ないケースが多々あります。企画から集客、当日のオペレーションまで全部担うこともあり、結局は勉強どころではなくなってしまいます。その大変さも身近に感じていました。

「TECH PLAY」の立ち上げ当初から関わっていた私は、意欲の高いエンジニアの活動をサポートすることで、さらに勉強やコミュニティ作りなどに注力できる時間と環境を用意し、エンジニアの成長の一躍を担っていきたいと思ったんです。

今のわたしの担当としては、「TECH PLAY」の運営に関わること全てですね。プロモーションからイベント当日の運営、さらには責任者として請求書・見積書の承認作業なども担当しています。

どういったフェーズで請求書や見積書が使われるのでしょうか？

大きく分けて、ウェブ掲載と会場利用の2つですね。有料プランのクライアントにはもちろん請求書を発行しますが、無料プランのクライアントにも、事前に利用規約を確認していただくために「MakeLeaps」で見積書を送ったりもしていますよ。

システムの拡張性の高さと、チャットを使った柔軟でスピーディーな対応力が導入の決め手

どんなきっかけがあり「MakeLeaps」を知ったのですか？

「TECH PLAY」として、自前で経理管理することを検討し始めた時に「表計算ソフトで作成するか」「請求書作成サービスを使うか」をいちから悩みました。そして当社のエンジニアが数ある請求書作成・管理サービスをいくつか調べ、実際に試用版を利用してみたんです。その結果、「MakeLeaps」が選定に残り、導入に至ったという経緯です。

数ある請求書作成サービスを比較したとのことですが、「MakeLeaps」に乗り換えた最大の決め手はなんですか？

クラウドで提供している各社の請求書作成・管理製品サービスを、一通りトライアル版も利用してみて、使いやすさや機能を満たしているかなどを調べました。その結果、次の３つの点が特に決め手となって導入に踏み切りました。

具体的な利用方法を教えてください

様々なフェーズで利用しています。まず、前述の通り「TECH PLAY」へ申し込みがあったクライアントに対して当社では申し込み規約の送付をしています。その際に見積書を発行して、備考欄に規約情報を掲載しています。

もちろん、請求書発行業務にも利用しています。当社の場合、承認フローの機能を使うことで効率化しながら安全性も担保しています。手順としては、アシスタントがまず「MakeLeaps」へ入力をして、その請求書情報を確認し、わたしが承認します。そして、お客様へセキュア送信で送付する、という流れですね。月末などにまとめて請求書を発行する、などといった使い方ではなく、必要な時に都度発行しています。ですから、いつも「MakeLeaps」が身近にありますね。

最初は、クライアントも戸惑うかな？と思いましたが、当初の想定よりもスムーズに移行できました。

「MakeLeaps」を導入したことで改善したことはありましたか？

はい。「MakeLeaps」を導入してからは実運用上も、わたし自身もストレスが減りましたね。

例えば、前述の通りクライアントが集客のために追加でプロモーション広告を開始したいという要望がイベント直前に来ても対応ができますし、クラウドサービスなので必要に応じてすぐに見積書や請求書を作成し、送ることができるようになりました。

多様なクライアントがいますし、わたしたちは柔軟な対応が求められることも多々あります。そこを「MakeLeaps」がサポートしてくれてますからね。

利用を開始して1年弱ですが、今では登録取引先も100を超えるまでになりました。ウェブ上で作業ができて、操作も簡単で、ミスもほとんどなくなったので効果を体感できていますよ。これからも縁の下の力持ちとして「MakeLeaps」に支えてもらいたいと思っています。