MakeLeapsラボ

2022年09月09日

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。

組織が大きくなるにつれて、取引先に関する情報の管理や、メンバーの役割分担が必要になってくる場合があるかと思います。
MakeLeapsにはメンバー管理の機能として「グループ」や「役割」がありますが、実際その二つの機能をどう使い分けたらいいのかわからない…
という方向けに、今月はそれぞれの機能の違いと活用方法についてご紹介します。

＜操作方法＞　※グループや役割の作成・編集は管理者のみ操作可能です。
▼左側のメニュー「メンバー」より「グループ / 役割」を作成・編集することができます。

「グループ」と「役割」の違い

「グループ」と「役割」は、いずれも承認フローでの承認先として利用することができますが、
大きな違いとして、書類や取引先データの閲覧制限を設けられるかがポイントとなります。

	書類や取引先データの 閲覧制限	単独での承認者としての利用	承認フローでの利用
グループ	◯	◯	◯
役割	×	×	◯

• グループ
  • 社内メンバーをグループ化し、取引先に対して担当グループを割り当てることができます。
  • 取引先情報や書類・売上データへのアクセスは、担当グループと管理者のみに制限されます。
  • 承認依頼は、その取引先が紐づいているグループメンバーにしか通知されません。
    そのグループ以外のメンバーは、書類の承認や承認依頼をすることはできませんのでご留意ください。
• 役割
  • あくまでも承認フローの中で承認先として選択していただくための機能となります。
  • 全ての取引先情報や書類・売上データへアクセスすることが可能です。
  • 単独で、承認者として指定することはできません。

こんな時はどちらの機能を使う？

◎東京支店と大阪支店でMakeLeapsを一緒に利用している。全体の売上は把握しつつ、それぞれの支店ごとの取引先の書類データは支店メンバーごとに閲覧を制限したい。
→利用する機能：グループ機能

それぞれの支店グループを作成し、該当の取引先を紐付けます。
紐づけられた取引先の情報は、グループに所属するメンバーのみ閲覧可能となります。
管理者は全てのデータの閲覧が可能なため、社内全体の売上を把握することができます。

◎MakeLeapsで発行した請求書は、必ず営業部のチームリーダーと経理部のマネージャーに承認してもらいたい
→利用する機能：役割

営業部チームリーダーと、経理部マネージャーという役割を作成し、特定のメンバーを割り当てます。
そうすることで、以下のような承認フローを作成することができます。

運用例）請求書の承認フロー（二段階承認の場合）：
一次承認 → [役割：営業部チームリーダー]（役割内メンバーのうちのだれかが承認）　
二次承認 → [役割：経理部マネージャー]（役割内メンバーのうちのだれかが承認）

ぜひ、それぞれの機能をうまく使い分けて、情報管理や承認フローの運用にお役立てください！

▼本機能の対象プラン
以下のプランのユーザー様は無料で利用いただけます。
◎MakeLeapsの法人プラン、エンタープライズプラン、トライアル期間中
◎MakeLeaps for Salesforceのチームプラン以上

▼参考ページ
・[マニュアル] グループ設定をする
・[マニュアル] 承認フローを利用する