MakeLeapsラボ

2022年10月14日

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1年半のフリーランス経験を経て、2022年3月に法人化した株式会社infullence（以下、インフルエンス）。大手事業者向けにプロジェクト進行支援を行う事業を展開しており、常に契約が絶えないという。

本日は、インフルエンス代表取締役社長の土佐奈穂子さんに個人事業主が法人化する際の見積書・請求書作成のポイントと「MakeLeaps（メイクリープス）」を利用した書類作成のメリットについて話を伺いました。

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フリーランス秘書の経験を経て事業を拡大

ーー最初から今の業務を提供していたのでしょうか。

いいえ、最初はフリーランス秘書として個人で活動しており、メイン業務は秘書として事務代行やバックオフィス業務の支援をしていました。その上で、事業の壁打ち相談やPRや広報などのブランディングに関する企画立案等を行っていたんです。色々な業務を行っているうちに「それは秘書がやる業務の領域じゃないよ」と言われて気づいたんです。私自身、肩書きと業務内容に大きなズレを感じていたため、フリーランス活動の後半はディレクターとして肩書きを変えて活動を行っていきました。

私自身、キャリアとして大手産業物処理会社や広告代理店で勤務していた経験があります。ISO取得に向けた社内外の調整や事業立て直しの経験もあるため、いわゆる特定のスキルに囚われない「ジェネラリスト」として色々な経験をしてきました。すると、さまざまな視点から物事を見ることができるんです。そのため、こう変えたらいいのにというところには積極的に関わっていました。

すると、知人から「プロジェクトのディレクションをやってくれないか」という依頼が入ってくるようになったんです。

意外と「リーダーの方が必ずプロジェクト推進に長けている」わけではないことに気づきました。全体管理する力があっても時間がないケースもありますし、ゴール設定は上手くできるけどプロセスまで考え抜けないこともあります。

また、内部だけで完結させてしまうとターゲットに広報やマーケット施策が適切に行き届かない事態が発生するリスクがあります。そのため、外部の人材が適切にプロジェクトに入ることによって客観的な視点でアドバイスを行い、成果の出る施策に昇華させることができるといったメリットもあります。

法人化にあたり帳票作成サービスを再検討

ーー「MakeLeaps」を使う前の帳票発行の方法を教えてください。

フリーランスとして活動していたときは、会計管理も一括でできる他社のクラウドサービスを使って、見積書や請求書の作成から入金管理等の経理業務も行っていました。

個人で活動する分には良いのですが、今後の事業拡大のために法人化するにあたり、経理を外注することにしました。それをきっかけに「MakeLeaps」に切り替えました。

以前使っていたクラウドサービスも便利でしたが、クライアントによっては入金を複数回に分けて行うなどイレギュラーな対応が発生した時に、入金管理のズレが発生するなどいくつかストレスを抱えていました。また、突然仕様が変わっていることもあって、うまく動作しない時にサポートに問い合わせる必要が発生するなど、徐々に手間がかかるようになりました。仕様が変わった時点でメール等でお知らせしてくれてはいると思うんですが、情報が追いきれておらず工数ばかりが膨らむ状態になっていました。

そこで、法人化する際に見積書や請求書の帳票書類の発行するシステムと、入金管理以降の経理プロセスはシステムでも分けようという決断に達したんです。

そこで、フリーランス秘書として勤務していた時にクライアントが導入していた「MakeLeaps」を使ってみたところ、機能・費用面でマッチしていたため採用を決めました。最終判断は税理士にも相談し、導入を決意しました。

MakeLeaps導入後すぐに効果を実感

ーー利用した感想を教えてください。

簡単でわかりやすいのが何よりいいですね。操作に迷わないのでそもそもサポートに問い合わせることなく利用できています。

その中でも特によかった点は以下の5つの点です。

1. 書類の変換が簡単にできる

見積書の内容を請求書や発注書に変換できる機能はとても便利ですね。よく使っている機能のひとつです。

2.あらかじめ書類の定型パターンを設定できる

事業の特性上、見積書や請求書に記載する項目は大体決まっています。そのため、事前にテンプレートを設定しておけば、新規の書類の作成時に決まった項目が入力された状態から書類の作成を開始できるので、工数削減に役立っています。

取引先毎にデフォルトのテンプレートを設定できることを最近知ったので、ぜひ試してみたいと思います。

3. 誰でも迷いなく遠隔地からでも書類の郵送ができる

郵送代行が使えることは、選定時に大きなポイントでした。大手企業の事業部がクライアントに多い、ということもあり「請求書は郵送で欲しい」というリクエストをもらうことは少なくないんです。

その点、MakeLeapsは郵送代行がワンクリックでできるのでオフィスに行かなくても同じ封筒・書面で誰でも同じように送付することができることは大きなメリットだと感じています。

将来、経理業務は新潟に居住している監査役の母に任せる予定のため「どこからでも、同じクオリティのものを郵送できる」ことは非常に助かります。

4. 取引先入力項目が少なく、下書きがすぐ作れる

とても助かっているのが「取引先」に入力する必須項目が少ないため、スキマ時間に見積書や請求書の下書きを作成できることです。

他社のシステムでは、住所や電話番号も入力しなければ取引先情報が作成できずに、そもそも書類の作成ができない、といったケースもありました。

ただ、個人や零細企業では住所を開示していない企業も少なくなく「今時間があるから作業しよう」と思っても気軽な気持ちでは作れないこともありました。

「MakeLeaps」は、取引先を作る際の必須項目が少ないためそういった煩わしさがなく、非常に使いやすいです。

5. グラフで売上推移を簡単チェック！モチベーション向上

管理画面にログインするとすぐ表示される月別請求額のグラフはモチベーションが上がってとても気に入っています。

売上が上がった月は経費も多く発生していることも少なくないため、利益で見るとそれほどの差がない、といったこともあるのが事業の現実ですが、単純に売上額が増えているとモチベーションが上がります。また、トップページにあることで数字を意識した経営施策を打ち出す習慣もできてきます。

正確な数字は税理士に任せておけば良いんです。大切なことは、傾向を掴み、何をすることで毎月の売上のばらつきを減らしながら右肩上がりに向上させることができるか、ということ。この売上管理をするためだけに表計算ソフトを使ってグラフを作っている現場も経験してきましたが、「MakeLeaps」は請求書データを元に自動で作成してくれるのでとても便利だと感じています。

ジェネラリストもスペシャリストも輝ける世の中に

ーー最後にお伝えしたいことがあれば一言お願いします。

当社はジェネラリストの採用に重きを置いています。私自身、さまざまな経験を経て起業をしたジェネラリストのため、もっと枠にとらわれずに複数形のスペシャリストであるジェネラリストが評価される世の中になるべきだと考えています。

プロジェクトパートナーとして連携させていただいているパートナーさんもジェネラリストの方が多く、複数のプロスキルを持った人材の集まりです。今後もさまざまなパートナーの方とのつながりを大切にしながら、沢山の企業様のサポートがしていければ良いと感じています。

そして、専門職のスペシャリストの方々ももちろん重要なキーパーソンだと思っています。特に会社の数字を握っている経理の方は非常に高い能力を持っています。「私は経理しかできないから」と相談に乗ることもありますが、会社の数字を正確に見ることができる人材はとても優秀な方です。

過去「社長と私しか会社の数字を知らない」といった経験もありましたが、常に会社のお金の流れを正確に可視化することができていたので、注力すべき事業が見えていましたし、新規事業にどのように取り組めばいいのか判断することもできました。正確に会社の数字と向き合えるスキルは事業には欠かせないものです。それを経理担当者は常日頃から行っています。

今や経営は上層部だけのものではなく、企業の一人ひとりが考え、立案できる時代です。そのための煩雑な事務作業は「MakeLeaps」のような便利なシステムを使って簡略化すれば時間ができます。その時間で、ぜひ自分の能力を活かして欲しいですね。

• 会社名：株式会社infullence
• 本社所在地：東京都中央区銀座一丁目22番11号　銀座大竹ビジデンス2F
• 代表者名：土佐 奈穂子
• 事業内容：
  ・広告代理業及び各種の宣伝に関する業務
  ・Webサイトの企画、制作、販売、運営及び管理
  ・経営コンサルティング業務