MakeLeapsラボ

2023年05月10日

MakeLeapsにおける電子帳簿保存法への対応機能がさらに強化されます！

これまで、電子帳簿保存法に対応した形式で保存される書類は、MakeLeaps内で管理し、「セキュア送信」もしくは「郵送代行」にて送付した書類のみとなっていました。
今回のアップデートでは、MakeLeaps上で書類の送付を行っていない場合でも、書類一覧ページもしくは各書類の表示画面で、送付済みとしてチェックすると、「発行書類控え」に保存できるようになります。

▼「発行書類控え」とは
電子帳簿保存法で求められる「自己が発行した書類の写し」及び「電子取引に関わる電磁的記録」における「送信（発行）」側の保存要件を満たすための機能です。MakeLeaps上部の[履歴]タブ内より確認できます。

機能アップデート概要

• 利用可能の対象プラン：すべての有料プラン、無料トライアル
• オプション料金：なし
• 対象：発注書（自社宛）、検収書以外の書類タイプ

従来の「セキュア送信」もしくは「郵送代行」にて送付した書類に加え、以下のような書類の電子帳簿保存法に対応した保管（発行側）が可能となります。

• MakeLeapsで作成した書類をPDFダウンロードし、
  ・メールに添付して送付した書類
  ・印刷して送付した書類
• MakeLeapsで「（書類の）取引先用リンク」を発行し、チャットアプリやメールなどで送付した書類

操作方法

■書類一覧ページもしくは書類の表示画面
書類を送付済みとしてチェックすると「発行書類控えを保存」のチェックボックスが表示されます。

「発行書類控えを保存」にチェックを入れ、送付手段を選んで設定すると、書類が発行書類控えページに保存されます。（本設定をデフォルトで選択しておくことも可能です。詳しくは下記のマニュアルをご確認下さい。）

■発行書類控えページ
送付手段ごとに絞り込み検索をすることができます。

本機能を利用するにあたり実施いただきたいこと

本機能を利用する際には真実性を確保するため、ユーザー様ご自身で事務運用規定を作成していただく必要があります。
そのため弊社では、下記２つのケースに対して、事務運用規定のサンプルを提供しています。

• MakeLeaps単体のみを利用する場合
• MakeLeapsとRICOH証憑電子保存サービスを併用して利用する場合

国税庁が提供する「各種規程等のサンプル」を基に例を作成しておりますので、運用にあたっては実際の業務フローに沿って修正の上、ご使用ください。
（ダウンロードはこちら）
書類の送付から控えの保存までは自動化されないため、事務運用規定では速やかに電磁的記録の保存がされることや、データの改ざん等が行われないことを担保しましょう。

基本的な操作方法や、各種設定方法は以下のマニュアルをご参照ください。
[マニュアル] ​​電子帳簿保存法について
[マニュアル] 発行書類控えを確認する
[マニュアル] MakeLeaps外で送付した書類を「発行書類控え」として保存する