MakeLeapsラボ

2023年10月11日

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。

電子帳簿保存法の宥恕措置が間もなく終了となります。みなさま、準備はお済みでしょうか。
電子帳簿保存法に適した形で書類を保管しなければならないが、”MakeLeaps以外で作成しているイレギュラーな書類がある”という方や、”MakeLeapsで書類を作るための準備が間に合わない”といった場合があるかもしれません。
そんなときはぜひ、「PDF一括送付」機能をご活用ください！

※「PDF一括送付」とは
外部システムで作成したPDFファイルをMakeLeapsへ一括でアップロードし、MakeLeapsから送付することのできるオプション機能です。（1,000円/月 [税抜])

PDF一括送付には、「書類として保管する」という機能があります。
こちらの機能を利用してファイルをアップロードすると、取引金額や取引日等の書類情報をMakeLeapsに取り込むことができ、MakeLeaps内で書類として保管することができます。

「書類として保管する」を利用すると、MakeLeapsで作成した書類と同様、書類一覧画面から書類を確認できるようになりますが、それ以外にも２つの大きなメリットがあります。

1. 電子帳簿保存法に則ったかたちで、書類情報をMakeLeapsで保管できる

アップロードした書類をMakeLeapsから送付したり、「送付済み」のステータスにすることで、電子帳簿保存法の「送信 (発行)」側の保存要件を満たすための機能である「発行書類控え」に書類情報が保存されます。（詳細は以下の参考ページをご確認ください。）

こうすることによって、外部システムで作成した書類も、MakeLeaps内で作成した書類もまとめてMakeLeaps内で一元管理できるようになります。
そこから更に「RICOH 証憑電子保存サービス連携」を利用すれば、発行した書類だけではなく、受領した書類もまとめて管理することが可能です。

2. 承認機能が利用できる

外部システムで作成した書類も「書類として保管する」ことで、MakeLeaps側で書類情報を管理できるようになるため、承認機能が利用できるようになります。これまでは紙で行っていた承認もデジタル化することができ、社内での運用がよりシンプルになるのもメリットの一つです。

▼参考ページ

• 「書類として保管する」機能について
• 発行書類控えを確認する
• MakeLeaps外で送付した書類を「発行書類控え」として保存する
• 承認機能

取引を行う上で、イレギュラーケースが避けられない場合もありますが、今回ご紹介したような機能を補足的に利用することで、書類の管理や運用をシンプルにすることができます。そうすると、その分ミスが減ったり、工数の削減が期待できます。
ぜひご活用ください。