書類の電子化を進めるためのポイント

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2024年08月08日

MakeLeaps活用方法

書類の電子化を進めるためのポイント

郵便料金の価格改定に伴い、書類の電子化に関するお問い合わせも増えてきています。この機会に、郵送から電子送付に切り替えてみませんか？

メール送付への切り替えが現在注目されている背景

郵便料金の価格改定により、コストの増加が懸念されている
様々な業種、業界において「電子化」「DX化」のキーワードが注目され、“自社でも電子化を進めなければ” という課題感を持つ企業が増えてきた

紙でのやり取りは書類を受け取るお取引先にとっても、下記のようなデメリットがあります。

書類の到着が遅れた場合、締め日に間に合うよう急いで社内処理を行わなければならない
紙書類の保管に対する課題

「先方からの承諾が得られるかわからない」と二の足を踏んでいる企業は多いですが、意外とお取引先も電子化を希望されているというケースも多いのが実情です。

▼導入事例：株式会社トヨックス 様
「紙の帳票をメインにされている代理店様が多い中で、電子での受領に抵抗感があるのではないかと心配していたのですが、9割ものお客様に賛同いただけました。それだけ早く正確に納品書を受け取りたいというニーズが大きかったのだと思います。」

メールへ切り替えるときのポイント

自社や取引先によって切り替えの方法は様々ですが、いくつかの事例をご紹介します。

▼まずは新規顧客から電子化へ移行する
既存顧客に対して送付方法の切り替えを行う場合、アナウンスやタイミングなど考慮するべき項目が多いです。そのため、まずは新規顧客から電子化へ移行する方がハードルが低い場合があります。
新規顧客へは郵送の選択肢を提示せず、電子送付のみに対応しているとお伝えする方法です。

▼顧客をいくつかの対象にわけて電子化へ移行する
すべての既存顧客を一気に電子化へ切り替えようとすると大変な面もありますが、顧客をいくつかの切り口で分けて（部署ごと、入金方法ごと、契約内容ごとなど）、移行しやすい対象から切り替えていく方法もあります。

その他の事例もご紹介します。