PDF一括送付はこんなケースで活用できる！

MakeLeaps活用方法一覧

2024年12月13日

MakeLeaps活用方法

PDF一括送付はこんなケースで活用できる！

オプション機能である「PDF一括送付」は、外部で作成したPDFファイルをMakeLeapsへ取り込み、セキュア送信や取引先受信箱へ送信などでお取引先へ送付することのできる機能です。現在一番多くのお客様にご利用いただいているオプション機能であり、様々なケースで活用することができます。

本ブログでは、このPDF一括送付の活用例を一部ご紹介していきます。現在MakeLeapsで作成できない書類を別のシステムから発行されている場合にはぜひご一読ください！

活用できるケース

▼MakeLeapsで作成できない書類も取引先へ送付したい

【状況】
MakeLeapsでは対応が難しい種類の書類や、外部で作っている特別なレイアウトの書類がある。

【対応方法】
上記の書類をPDF一括送付で取り込み、MakeLeapsからお取引先へ送付することが可能です。それ以外の書類はMakeLeapsで作成しつつ、それらすべての書類をまとめてお取引先へ送付することもできます。
他にも会計システムとの連携上、請求書は基幹システムからしか発行できない場合なども請求書はPDF一括送付、それ以外の書類はMakeLeapsから発行することができます。

▼少しでも早く書類の電子化をスタートさせたい

【状況】
郵便料金の値上げなどで書類の電子化が急務のため、少しでも早く電子化をスタートさせたいが、基幹システムから発行している請求書をMakeLeapsで作成しようとすると、切り替えに時間がかかる。

【対応方法】
第一フェーズとして、基幹システムから発行した請求書のPDFをPDF一括送付で取り込み、MakeLeapsから電子送付する。
運用が落ち着いたタイミングで、第二フェーズとして書類作成をMakeLeapsで行えるように切り替えていく。

こんな時にも活用できる！イレギュラーケースでの活用

▼特別なお知らせを送付するので、セキュア送信のメッセージを変えたい

通常送付している見積書や請求書ではなく、価格改定のお知らせなど特別な書類を送付するので、セキュア送信の内容を変えたいという場合は、PDF一括送付のアップロード時にセキュア送信の件名とメッセージを指定することができます。

▼顧客ごとに異なる内容の文書を添付したい

MakeLeapsでは送付前確認にあるすべての送付依頼に対して、同じファイルを添付することのできる「PDF一括追加」の機能はございますが、添付ファイルの内容を取引先ごとに変えたい場合は手動で1件ずつの操作となります。
しかしPDF一括送付を使えば、取引先外部IDで取引先を指定することで添付ファイルもまとめて一括アップロードし、取引先へ送付することが可能となります。