運用フローを大きく改善。押印の撤廃で営業も総務も業務効率化を実感

• 業種：IT・システム開発
• MakeLeaps利用期間：約5ヶ月
• 利用メンバー数：16名

今回は、営業部の通山様と市川様にお話をお伺いしました。

では、まず最初に簡単に御社の事業内容をお伺いしてもよろしいでしょうか。

市川様：Googleのパートナーとしてお客様へGoogle Maps Platformというサービスを提供しており、主に位置情報を活用したシステム開発や、Google MapsのAPIをつかった開発を実施しています。

導入前の課題

MakeLeaps for Salesforceを導入する前は請求業務をどのように実施していたか教えていただけますか。

市川様：Googleスプレッドシートで必要事項を入力後、作成した請求書を印刷し、必要書類と一緒に総務に提出。総務で社印を押印し、原本を郵送で送付していました。
取引先で書類のPDFファイルが必要な場合は、オフィスにある複合機で印刷した書類をスキャンし、PDF化して送付する必要がありました。さらに、原本は控えとしてコピーし、保管しなければなりませんでした。

なるほど。かなり工数がかかっていたんですね。スプレッドシートでの書類作成はどのようにされていましたか。

市川様：見積書など押印が必要な書類は、スプレッドシードでテンプレートを作っておいて、お客様ごとに宛名となる会社名や住所を変更していました。
宛名はお客様の住所などを管理する管理表から、会社名をコピーするとその他の住所などが自動で反映できるように関数を組んでいました。

また、スプレッドシートなので、過去の書類データもどんどん蓄積されていきます。そのため新たなお客様の書類を作るときは既存のテンプレートをコピーして各社の書類を作成していくような流れです。
あとは、各社請求金額が違うのでその都度各スプレッドシートで修正していました。

毎月、何名で何日くらいかけて請求業務を実施されていたんですか？

市川様：書類の作成や管理で関わる人となると、営業や総務を合わせて約10名くらいいますね。しかし日々の業務を行う中で、どのくらいの時間をかけているかということを考えることも無く、一つのフローとして実施していました。
ただ以前は、書類作成後、総務の担当者に押印を依頼し、完了するのが日によっては翌日になるということはありました。

また、日々の業務以外に月初に100枚くらいの請求書を作成する必要があり、主に私ともう1~2名でその発行業務を行なっています。それらの書類作成もほぼ同じ方法で行っていたため、作成から押印まで毎月 5、6時間はかかっていたと思います。

そのときに一番困っていたことは何でしたか。

通山様：私が承認した書類を次の押印担当者に手渡しする必要があったりなど、段階的な承認がやりづらかったですね。コロナ禍以前は私も外出していることも多く、紙ベースではなかなか確認作業が進まなかったという状況がありました。

また、当時は別の会計システムを使っており、見積書と請求書はそのシステムで作成できましたが、注文書・納品書・検収書など当社が必要とするその他の書類は対応していませんでした。そのため、スプレッドシートで作ったり、Wordで作ったりとフォーマットがバラバラになってしまっていて、せっかくシステムで作った見積書があるのに、わざわざ注文書を再度同じ内容で作り直さなければならず、作業負荷がかかっていたというところが一番改善したかった点でしたね。

会計システムでは解決しなかったんですね。

通山様：元々は全てスプレッドシートで作成していたんですが、途中から会計システムを導入したことで、見積書・請求書はSalesforceと連携し作成できるようになりました。しかし、注文書などその他の書類はそもそも対応しておらず、別のサービスを使うとカスタマイズ費用がかかるといった状況もあり、それであれば「仕方ない、一旦手作業で作るか」と諦めていました。
なんであの時にMakeLeapsを知らなかったんだろう・・という後悔はありますね。

市川様：そうですね。たしか項目などをカスタマイズすれば注文書も作れたと記憶していますが、かなり時間をかけないといけなかったので、心が折れてしまいましたね。

導入を決めた背景

そんな課題を解消するためにMakeLeaps for Salesforceの導入をご検討いただいたということですね。いくつか製品を比較検討されたと思うのですが、製品を選ぶ上でこれだけは欠かせない！といった条件はありましたか？

通山様：まず「段階承認ができること」「電子押印ができること」が必須でしたね。あとは「一連の書類連携がスムーズにできること」もありました。

市川様：そうですね。シンプルにまず「電子押印」ができることをみんな求めていましたね。

導入時期が2020年でちょうどコロナ禍だったというのも、「電子押印」が必要になる状況を後押ししていたのでしょうか。

通山様：そうですね。2020年2月末からテレワークを基本としていました。しかし押印だけをとっても、各営業担当が押印して欲しい書類をGoogleスプレッドシートに記載して、それを私が見て押印可否を判断していました。そして、出社している総務や私が押印をして、押印が完了したかどうか、郵送が必要かどうかも含めて、Googleスプレッドシートで管理していました。

実際押印するのは次回出社するタイミングで押印をするので、「今週は出社しないので来週になります」ということもあったりして・・今思い返すとすごい大変なことをやっていましたね。

市川様：ただでさえ以前から押印依頼シートを提出してから押印がもらえるまでが遅く、2~3営業日お客様をお待たせしなくてはならないこともありました。急ぎの案件だと次回の出社予定日を確認するのに時間がかかってしまったり、更にはせっかく押印して送った書類に修正が必要になった場合はやり直しが発生したりなど、かなり大変な状況でした。
MakeLeapsを使っている今となっては、なぜあれが普通だと思っていたんだろうと思いますね。

MakeLeapsの活用状況

それではここからは現在の利用状況をお伺いしたいと思います。
出社日が限られている中で、どのようにMakeLeaps for Salesforceをご利用いただいていますか？

市川様：まず日々の業務の中で発生するような、新規案件や更新案件の書類発行については、案件管理をしているSalesforceの商談ページからMakeLeapsの見積書を作成しています。そして案件を受注したら、見積書を「変換（書類を統合・変換する）」して請求書を作るような流れです。

例えば納品書は全てのお客様に必要な書類ではないんですが、MakeLeapsでは必要な時に必要な書類へ「変換」できるので、とても便利だなぁと思います。
また、書類番号の自動採番も活用し、入金管理で利用する別システムと連携できるように設定をしています。

それとは別に、月初に行う100枚ほどの請求書作成に関してはインポートで作成しています。弊社で提供しているサービスは従量課金制のため同じお客様でも毎月金額が変わります。そのため、その請求内容がMakeLeapsのインポートファイルに適用できるように関数を組み、内容を反映した上で、一括でMakeLeapsへ請求データを取り込んで作成しています。

画面からの書類作成とインポートでの書類作成のハイブリットで利用されているのですね！

市川様：はい。導入してから、日々の書類発行業務に関しては早い段階で切りかえができたのですが、インポートの方はチャットサポートに何度も問い合わせし、ようやく作成ができるようになりました。

その後のフローとしては、作成した請求書は承認フローにのっとって承認され、送付は各営業担当が行っています。現状のセキュア送信では、TO送付しかできず、CCが指定できないので一度PDFとしてダウンロードしてからメールで送付し、原本が必要な場合は郵送代行サービスを利用しています。

どの取引先にどの送付方法で送るかといった送付情報の管理は、システム化することができず、管理表を使って管理しています。しかし実務作業としては、それに加えて書類のインポート時に、例えばPDF送付のみの場合は「P」などの「タグ（書類のタグ付け）」をつけた状態でインポートし、送付時はそのタグごとに絞り込んで一括ダウンロードしています。
そのため、管理自体は管理表で行っていますが、送付の作業はタグを使って効率化しています。

色々な機能を活用されていらっしゃるのですね。MakeLeapsを導入してから業務改善はどのくらい感じていますか？

市川様：すごく感じています！例えば月初の業務だけも、以前は書類の作成に5~6時間、郵送作業を含めると7~8時間ほどかかっていました。
しかし今は書類の作成は一括でインポートできるため2時間ほどで完了しています。また、これまで一枚ずつ押印していたのが、今は承認も一括ですし、郵送もクリックするだけなので大幅に効率化されていますね。おかげで出社しなくてもいい業務に変わりました。

通山様：承認者側としても、押印のために出社しなくてはならない状況が解消されたので、作業時間だけではなく通勤時間も効率化できました。また以前は総務のメンバーも順番に出社をお願いしていましたが、それもなくなり、単純に私一人の工数ではなく、請求業務に関わるメンバーの工数も改善されましたね。

緊急事態宣言の時期は私が郵送を手作業でやっていた時期もあり、気がついたら送付作業だけで3時間くらいかかっていたこともありましたから、そう考えるとかなり効率化されました。

市川様：総務メンバーからの声としては、わざわざ押印のためだけに出社しなくてはならない日などもあったので、それがなくなったのは大きな変化だと言っていましたね。

MakeLeapsへなにかリクエストや、今後実現させたいことなどがあればお聞かせください。

市川様：発注書のフォーマットをもう少しカスタマイズできると嬉しいですね。私たちも色々な製品を提供しているので、製品ごとの利用規約のURLリンクを記載できる項目などを追加したいです。

例えば、お客様に複数のサービスをご利用いただいている場合、それぞれのサービスごとの利用規約をURLリンクで補足しますが、それが今は全て「備考」という名称の欄にまとまって記載されてしまいます。そのため、できれば項目を任意で追加するなどして、「利用規約」という名称の枠を追加できればいいなと思っています。

また弊社の場合、発注書を返送いただく際にお客様情報をいただく必要があります。そのため、MakeLeapsで作成できる発注書のフォーマットが、編集可能なエクセルなど選択することができれば、お客様側で必要事項を入力してもらうことができ、その内容で発注を受け取ることができるようになります。すると、書類のやりとりとしてはもっと便利になるように感じます。

あと、セキュア送信の際にCC送付が対応できるようになると、メールソフトを使わずに送付もすべてMakeLeapsで全て完結できるようになるのでさらに効率化できると思います。

通山様：あとは、「Slack連携」を利用して承認に関する通知を確認していて、Slack上で他の承認者とやりとりができるのはとても便利なのですが、Slackの通知から承認ページに直接アクセスできればいいなと思います。

ありがとうございます。様々なお話をお伺いできたことを嬉しく思います。

通山様：本当に僕らにとってはなくてはならないツールになっているので、感謝でいっぱいです。

市川様：これだけ最後に言わせてください！やっぱり何かあった時に、チャットですぐに聞けて、早い回答で「できる」「できない」を教えてくれる。そして「できない」場合は代替案を提示してくれるのがすごくありがたいです。
また、「今は対応していないです」という回答をいただいた後、数ヶ月後に「以前いただいていたご要望がリリースされました」という案内をもらったときには、すごいなと思いました。

導入時期って壁に当たることがよくあるのですが、そういう時に気軽に質問ができて、すぐに回答をもらえるので挫折せずに製品を切り替えられました。ここまで活用できるようになれたのは御社のサポートのおかげだと思います。

そういったお声を聞けて本当に嬉しいです！本日はありがとうございました。