Salesforce連携で海外顧客への見積書・請求書管理が楽になりました
★★★★★
今までは、Salesforceと別のシステムと独立して海外顧客向けに見積書・請求書を作成して管理していましたが、連携することで手間がかなり省くことができました。導入時にSalesforceで利用していた分析に支障がでないように迅速に調整していただけたことも非常に助かりました。今後、モバイルアプリから見積書や請求書にアクセスできるようになればいいと思います。(AppExchangeレビューより)
最新技術を用いたスマートグラスやビデオアイウェアなどの大手サプライヤーであるVuzix Corporation（ビュージックス コーポレーション）。アメリカに本社を置き、全世界のクライアントやユーザーにプロダクトを届けているグローバル企業だ。
今回お話を伺った東京支店長 藤井慶一郎様も、日本だけに止まらず、世界を股にかけながら同社の財務・経理部門を中心に幅広い仕事を手がけている。
そんな藤井様に、営業支援・CRMツール「Salesforce」と、同アプリ上で動作する請求書作成・管理ソフト「MakeLeaps for Salesforce (以下、MakeLeaps) 」導入に至った経緯や、グローバル企業にとって「MakeLeaps」を導入するメリットを伺った。
国やエリアごとに異なるバックオフィス体制
まずは、御社の事業について教えてください。
エンタープライズとコンシューマー向けにビデオアイウェアやスマートグラスを開発・提供しています。
例えば、当社の最新機種である「Vuzix Blade Smart Glasses（ビュージックス ブレード スマートグラス）」は、Androidを搭載しておりAR（拡張現実感）技術を用いてレンズ越しに映像を映し出したり、スマートフォンとペアリングして通知を表示したり通話することができたりと多くの実用的な機能を要しています。
1997年にアメリカで設立し、現在ではビデオアイウェアの分野で多くの特許などの知的財産を所持しています。米国NASDAQ市場にも上場している企業です。
そんなグローバル企業にて藤井様はどういった業務をご担当されているのでしょうか？
私は東京支店にて財務・経理をメイン業務にしていますが、商品開発、調達、投資家対応もしますし、営業やマーケティング部門の仕事を担うこともあります。出張で世界を飛び回ることも多いので、社内ではゼネラリストとしての位置付けですね。アメリカ本社のメンバーは1つの業務に特化したスペシャリストが多いため、珍しい存在だと思います。営業はセールスパートがメインなので、販売後のサポート部門への受け渡しまでが役割だと考えますよね。でもそれ以外の分野も幅広く担当しているので、社内からもクライアントからもいろいろと声をかけられるポジションです。
幅広くご担当されているのですね。世界に拠点がある御社のバックオフィス業務の体制について教えてください。
バックオフィス業務の特徴としては、会社の拠点も取引先もグローバルなので、そのエリアにあったシステムや書類の作成などが必要な点が他社と違うかもしれません。東京支店はフルタイム2名と業務委託スタッフ数名の体制で、私がオペレーション全般を担当しています。システムは日本独自のサービスを活用していますが、本社の社内システムはSAPが主流。営業支援・CRMツールである「Salesforce」も、アメリカで契約した組織と、日本で契約した組織の2つのアカウントで運用しています。
「MakeLeaps」の導入で時差による課題や独自ルールを打破
請求書や見積書など帳票類も各拠点で対応方法に違いがありそうですね。
はい。例えば、見積書などの帳票を円で作ってドルに変換して書類を提出し、商談の数字を正確に把握するために（差分の調整など）円に戻して管理するなど国をまたぐからこその業務もありますね。
また、課題としては、それぞれの国の拠点によって独自のシステムを使用していたことが挙げられます。本国はSAP中心で帳票を作成していたのに対し、東京支店は日本製のITツール、また違う国ではExcelを使用していた、という現状がありました。
クライアントが世界中にいることもあり、配送料（Shipping Invoice）を記載したり、新規クライアントが多く（毎月請求が発生するサブスクリプションモデルではない）製品に搭載する部品のパーツナンバーやカスタマイズされた機能を帳票に記載する必要があったりと特殊なフローも多いので、各担当が独自にやりやすい形を取っていたのです。
そんな背景がある中で「MakeLeaps」を導入したきっかけを教えてください。
アメリカの”できる営業”はみんな「Salesforce」を使っている、というくらい「Salesforce」に対する信頼が大きい国なので、これにあったやり方やツールの活用を考えたとき、「MakeLeaps」は相性が良いと、セールスフォース社に紹介されたのがきっかけです。
そこで、2018年の3月に一度「MakeLeaps」に問い合わせたことがあったのですが、その時はすぐに導入には至りませんでした。
その後、セールスフォース社のイベント（世界最大級のソフトウェアカンファレンスイベント「Dreamforce」）に参加した際、業務上の連携面が優れていることを再度確認し、2018年12月にトライアルで導入したという経緯になります。年をまたいで1-2週間使って問題なかったため、2019年2月より有償契約して使用しています。
「MakeLeaps」を導入して感じるメリットはどんなところでしょうか？
何よりのメリットが、「Salesforce」と連動していることですが、それ以外にも……
帳票作成に特化したツールであること
例えば、Excelだと誰もが自由にカスタマイズできてしまうため、他の社員が何の作業をやっているかわかりづらく、他の担当者が引き継いで編集すると表計算が崩れるなど不具合が生じる場合がありました。見積書や請求書に記載されている詳細を社員に確認するとしても、グローバル展開をしていますから時差ですぐに連携できないことも多々あります。そのように帳票作成業務だけで作業が1日遅れることもありました。その点、「MakeLeaps」なら必要事項をプルダウンで選べたり、表記ルールが統一されているので、混乱が少なくなったのは大きなメリットですね。
ただ、まだ当社独自の記載項目などがあるので、「MakeLeaps」でPDFデータを作ってから、独自に加工するなど一手間加える場合もあります。
トライアル期間があり月契約ができる
迷う時間がもったいないので直観で良いと思ったサービスは利用してみる。そんな私自身の仕事に対する考え方によるところもありますし、試してみて使いづらい場合はすぐに止めることもありますから、月契約からスタートできることもよかったです。今回はトライアル期間があったことと、稟議も通りやすい価格帯なので導入の最初のステップはスムーズでした。
「MakeLeaps」への要望などがあれば教えてください。
当社は「Slack」を使って各拠点とコミュニケーションを取ったり、Instagramで投稿があったら「Slack」に通知が来たりと、何かと「Slack」を活用しています。「MakeLeaps」とも連携できたらいいですね。
「Slack」ともAPI連携していて、「MakeLeaps」の操作履歴をSlackに通知することで、帳票作業のアップデートを随時確認することができます。
そうなんですね、便利です。
あと、グローバル規模のWebサービスでは、何か不明点があって日本拠点に問い合わせても本国に確認してからなどの理由で待たされ、対応できる時間にタイムラグがある場合がある場合がありますよね。
「MakeLeaps」では、まだ感じませんが。
実は「Makeleaps」は創業者がオーストラリア出身で、外国人エンジニアがいたり、社内でも英語が使われているため、問い合わせ対応は早く答えられますし、もちろん英語でも対応しています。
心強いです。当社もグローバルな職場環境で出身国やポジションによって仕事の仕方も違い、例えばパソコンを持たないで作業している社員もいます。そのため、今後はモバイル環境に対応していくなど「Makeleaps」のさらなる進化に期待したいですね。
ありがとうございます。今後もニーズに応えて機能をアップデートしていきたいと思います。
